belediyelerde

ayıklama-imha Devir-teslim işlemleri Nurten UĞURSOY Ülker Pınar KAYA Sibel TOKGÖZ

T.C. Marmara Belediyeler Birliği Yayını: 2013 Yayın No: 75 Kitabın Adı: Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Yazar: Nurten UĞURSOY - Ülker Pınar KAYA - Sibel TOKGÖZ

Tüm yayın hakları Marmara Belediyeler Birliği’ne aittir. Kaynak gösterilerek alıntı yapılabilir; izinsiz çoğaltılamaz, basılamaz.

ISBN: 978-605-63650-4-1

Baskı Yeri ve Tarihi Kapak ve İç Tasarım Baskı ve Cilt Basım

: İstanbul, 2013 : Özhan Yurtseven : 1. Baskı - 1000 Adet :

MARMARA BELEDİYELER BİRLİĞİ Ragıp Gümüşpala Cad. No.10 Eminönü 34134 Fatih - İstanbul Tel: +90 212 514 10 00 (PBX) Faks: +90 212 520 85 58 http://www.marmara.gov.tr

editÖrler doç. dr. Fatih rUkaNCı (Ankara Üniversitesi DTCF Bilgi Belge Yönetimi Bölümü) doç. dr. hakan aNameriÇ (Ankara Üniversitesi DTCF Bilgi Belge Yönetimi Bölümü)

SUNUŞ Marmara Belediyeler Birliği olarak belediyeciliğin her alanında sürdürdüğümüz eğitim, bilgilendirme ve lobicilik çalışmalarımızın yanında; yerel yönetimlerin istifadesine sunduğumuz yayınlarımıza da devam ediyoruz. Bir çalışanın iş yoğunluğu ve omzundaki çalışma yükü ne kadar fazla olursa olsun, yine de sistemli çalışmak ve arşiv tutmak zorundadır. Belgeler, üretim safhasından başlayarak yürürlükteki mevzuat ve standartlar çerçevesinde kontrol ve koruma altında tutulmalıdır. Bu durum kamu kurumlarında daha da önem teşkil ettiğinden, belediyelerin ilgili personeline yönelik arşiv sistemi oluşturma ve büro yönetim sistemleri hakkında her yıl yirminin üzerinde eğitim programı düzenliyoruz. Bu kitabın hazırlanmasındaki temel amaç, belediyelerde cari olma vasfını kaybeden evrak ve malzemenin ne şekilde işleme tabi tutulması gerektiğinin açıklığa kavuşturulmasıdır. Gerek kâğıt, gerekse elektronik ortamdaki kurumsal nitelikli evrakların titizlikle düzenlenmesi ve arşivlenmesi gerekirken, standart dosyalama tekniklerinin herkes tarafından uygulanması gerekiyor. Belediye çalışanları olmalarının avantajı ile belediyecilik diline vakıf olan Nurten Uğursoy, Ülker Pınar Kaya ve Sibel Tokgöz tarafından kaleme alınan “Belediyelerde Ayıklama-İmha ve Devir-Teslim İşlemleri” isimli eserimizin soru ve cevaplarla anlatılmasının da belediye personelimiz için daha verimli sonuçlar getireceğini düşünüyor, eserimizin hayırlara vesile olmasını niyaz ediyorum. Recep Altepe Birlik Başkanı Bursa Büyükşehir Belediye Başkanı

ÖNSÖZ Belediyeler, teşkilatıyla tüm vatandaşlarının mahalli ve müşterek nitelikteki ihtiyaçları için, eşit mesafede ve kaliteli hizmet verebilmeyi amaç edinmiş kurumlardır. Söz konusu hizmetlerin ve faaliyetlerin belgelenmesi, bu belgelerin dosyalanması ve dosya içindeki belge ya da belge gruplarına erişim; iş ve işlemlerin zamanında, arzu edilen kolaylıkta gerçekleşmesi açısından hayati önem taşımaktadır. Bu bağlamda gerçekleştirilen hizmet ve faaliyetler sonucu üretilen belgeler, üretim safhasından başlayarak yürürlükteki mevzuat ve standartlar çerçevesinde kontrol altında tutulmalı ve gerektiğinde istenilen belgelere kolaylıkla erişilebilmeli ve zamanı geldiğinde imhasının yapılabilmesi gerekmektedir. Aynı zamanda devlet, millet hayatını ilgilendiren malzemenin de zamanında bir düzen içersisinde ilgili kurumlara gönderilmesi ve teslimi gereklidir. “Soru ve Cevaplarla Belediyelerde Ayıklama-İmha ve Devir-Teslim İşlemleri” adını vermiş olduğumuz bu kılavuz kitabın hazırlanmasındaki temel amaç, belediyelerde cari olma vasfını kaybeden evrak ve malzemenin ne şekilde işleme tabi tutulması gerektiğinin açıklığa kavuşturulmasıdır. 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin İmhası Hakkında Kanun”; ayıklama, imha, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tanımını yapmıştır. Kanun kapsamında yer alan belediyelere verilen görevler tanımlanmış, ayıklama ve imha işlemlerinin belediyeler tarafından oluşturulacak ayıklama-imha komisyonları tarafından ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün denetiminde yapılacağını kesin olarak hükme bağlamıştır. Belediyelerin kurum arşivlerinde ya da depolarında muhafaza edilen arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi olacak arşivlik malzemenin belirlenerek ayırımını yapmak, bunların herhangi bir kayba uğramasını engellemek, saklanmasına gerek görülmeyenlerin

ayıklama ve imhasını sağlamak için yapılması gereken işlemleri soru ve cevaplarla anlatabilmek amacıyla bu kılavuz kitap hazırlanmıştır. Hazırlanan bu kitapta, soru ve cevaplarıyla ayıklama ve imha ile ilgili işlemler anlatılmış, ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulması, safhaları örnek yazışmaları ile gösterilmiştir. İmha listeleri ve imha tutanaklarına ait formlar anlatılmıştır. Bu kılavuz eserin belediyelere faydalı olmasını ve yılların birikimi olan evrak ve malzemenin düzenlenmesinde fayda sağlayacağını umut ediyoruz.

İÇİNDEKİLER 1.Ayıklama nedir?............................................................................................. 13 2.İmha nedir?................................................................................................... 13 3.Arşiv malzemesi nedir?.................................................................................. 14 4.Arşivlik malzeme nedir?................................................................................ 14 5.İmhalık malzeme nedir?................................................................................ 14 6.Ayıklama ve imhanın amacı nedir?................................................................ 15 7.Birim Arşivi nedir?......................................................................................... 16 8.Kurum Arşivi nedir?....................................................................................... 16 9.Ayıklama İmha Komisyonu nedir?................................................................. 17 10.Belediyelerde ayıklama-imha işlemlerini hangi birim yürütür?..................... 18 11.Ayıklama-imha işlemi yapmak zorunda mıyız?............................................ 19 12.İmha edilecek malzemeyi nasıl tespit ederiz?.............................................. 19 13.1580 Sayılı “Belediye Kanunu”nda ve norm kadrolarında günümüzde değişiklikler olmuştur. 5393 sayılı “Belediye Kanunu” ve yeni norm kadro yapısına uygun ayıklama imha işlemini nasıl yapabiliriz?................................. 20 14.Ayıklama İmha Komisyonları kurulurken işçi personelden faydalanabilir miyiz?...20 15.Ayıklama işlemi yapmadan tüm belgelerimizi dijital ortama aktarabilir miyiz?......21 16.Standart bir ayıklama imha listesi formatı var mıdır?.................................... 22 17.İmha listeleri yapılırken tüm belgeleri tek tek kaydetmeli miyiz?.................. 23 18.Ayıklama işleminin sonucunda kurumumuz da kalması gereken sürekli belgelerimize (arşivlik malzeme) ne tür işlem yapmalıyız?................................ 23 19.Yeni üretilen belgelerimizde Standart Dosya Planı ile saklama sürelerinin ilişkisi nedir?...................................................................... 27 20.Belediyelerde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün yaptığı tespit çalışmalarına uymak mevzuat gereği bir zorunluluk mudur?............................ 27 21.Birimlerde komisyon kurarak ayıklama veya imha işlemi yapabilir miyiz?... 30 22.Ayıklama İmha Komisyonu kurulması için ilk olarak ne yapmalıyız?........... 30 23.Ayıklama İmha Komisyonu ve başkan ile üyelerin isimleri belirlendikten sonra olur almak zorunda mıyız?............................................... 32 24.Ayıklama işlemlerine başlamak için belirli bir zaman var mıdır?.................. 33 25.Ayıklama işlemine başlamadan önce birimlerde birikmiş ve kurum arşivine devredilmeyen belgeler var ise bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız?.......... 33 26.Kurum arşivimiz yok ve kurma imkânımız da yok. Bu durumda ayıklama işlemi yapmamıza gerek var mı?....................................................................... 34 27.Birleşme ya da kapanma neticesinde niteliğini bilmediğimiz ve karmaşık olarak teslim alınmış olan belediye evrakı için nasıl bir işlem yapmalıyız?....... 35 28.Ayıklama imha işlemlerini hizmet alımı ile yaptırabilir miyim?.................... 36 29.Belde belediyesiyiz ve 5 kişilik komisyon kurma imkânımız yok. Nasıl bir uygulama yapmamız gerekir?........................................................................... 36 30.Beş (5) kişilik ayıklama-imha komisyonu daha fazla kişiden oluşturulabilir mi?.....37

10 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

31.Ayıklama İmha Komisyonu oluru alındıktan sonra nasıl bir yazı ile birimleri harekete geçirmeliyiz?.............................................. 37 32.Depolarımızda kullanılamayacak ve okunamayacak halde belgeler mevcut. Bu konuda nasıl bir işlem yapmalıyız?.............................................................. 39 33.Düzenli bir arşiv sistemi kurmak için birim ve kurum arşivleri nasıl oluşturmalı ve fiziksel mekânları nasıl olmalıdır?.............................................. 40 34.Kurum arşivimiz olmakla beraber bir depo niteliğindedir. Çalışma imkânımız bulunmamak tadır. Nasıl bir çalışma düzeni kurabiliriz?.................................. 44 35.Ayıklama işlemlerinde belediye teknik ve idari personelinden nasıl faydalanabiliriz?............................................................................................... 44 36.Ayıklama işlemlerinde karşılaşılacak olağanüstü durumlarda mesleki/hukuki görüşleri nereden alabiliriz, nereye danışabiliriz?..................... 45 37.Arşiv belgesi özelliği taşıyan malzemeyi ne zaman, nasıl ve nereye teslim etmeliyiz?....................................................................... 45 38.Devir-Teslim için standart bir form ya da liste mevcut mudur?..................... 47 40.İmhalık malzemenin listelenmesi sonucunda malzemenin imhası için uygun görüş nasıl alınır?............................................. 48 41.Uygun görüş alındıktan sonra olur nereden ve nasıl alınır?.......................... 48 42.İmha listelerine işlenen belgenin imhası yapılmadan önce nasıl bir tutanak hazırlamalıyız?....................................................................... 49 43.İmha işlemini nasıl yapabiliriz?.................................................................... 50 44.Ayıklama İmha Komisyonlarının çalışma esasları nelerdir?.......................... 51 45.Ayıklama İmha Komisyonlarının yetki ve sorumlulukları nelerdir?............... 52 46.İmha listelerinin saklanma zorunluluğu var mıdır? Bu listeler denetime tabi midir?........................................................................ 52 47.Ayıklama işlemlerini kendi Arşiv Yönetmeliğimize göre yapabilir miyiz?..... 53 48.Arşiv Yönergesi Çıkarabilir miyiz?............................................................... 54 49.Devredilen evrakımız Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde talep edildiği zaman nasıl bir işlem yapmalıyız?............................................... 54 50.Belediyemizde kalan arşiv malzememizden faydalanmak isteyen araştırmacılar olursa nasıl bir işlem yapmalıyız?............................................... 55 51.Birim arşivine dosyalarımızı nasıl devredebiliriz?........................................ 55 52.Küçük bir belediye olarak her yıl ayıklama imha işlemi yapmak zorunda mıyız?.................................................................................... 56 53.Ayıklama İmha Komisyonuna seçilen personel aynı zamanda birim arşiv sorumlusu da olur mu?..................................................................................... 57 54.Belediyemizin kuruluşu oldukça eski ve elimizde Osmanlıca (Eski Harfli Türkçe) belgeler mevcut. Bu belgeleri ayıklama işlemine tabi tutabilir miyiz?... 57 55.Birim arşivine ve oradan kurum arşivine devredilen belgelerimizi hangi şartlarda nasıl koruyabiliriz? Bu belgeleri muhafaza yükümlülüğümüz var mıdır?..................58 56.Birim arşivine ve kurum arşivine devrettiğimiz dosyalardan bazılarına ihtiyacımız olursa nasıl faydalanabiliriz?.......................................................... 59 57.Yapılan ayıklama imha işlemleri gibi arşiv işlemlerinin tümünü bir rapor haline dönüştürebilir miyiz? Yapılan arşiv işlemlerini bildirmemiz gereken iç veya dış bir birim/kurum var mıdır?.................................................................. 59

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 11

58.Arşivlerin ve arşiv işlemlerinin bir denetimi var mıdır?................................. 59 59.Belediyeler ve arşiv hizmetleri ile ilgili olanların dışında başka hukuki düzenlemelerde arşiv işlemleri ve arşivler hakkında hükümler var mıdır?......... 65 60.Denetim Birimlerinin yapılan arşiv iş ve işlemleri ile ayıklama imha işlemlerinde nasıl bir rolü mevcuttur?............................................................... 67 61.İlçe ya da belde belediyesi olarak yapacağımız ayıklama imha işlemlerinde “İlçe ve Belde Arşiv Malzemesi Tespit Formları”nı esas almamıza rağmen aradığımız bazı belge/dosya karşılıklarını bulamıyoruz. Ne yapabiliriz?........... 69 62.Diğer hukuki düzenlemelerdeki saklama sürelerine örnek verebilir misiniz?......70 63.Ayıklama neticesinde özellik arz eden başkanlık/müdürlük dosyaları için farklı arşiv ya da genel arşivde farklı özel alanlar ayırabilir miyiz?............................. 71 64.Elimizde “Türkiye’de iskân edilen muhacirlere” ait defterler var. Bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız?................................................................................ 71 Ekler................................................................................................................. 73 Kaynakça.......................................................................................................... 81

12 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 13

1. Ayıklama nedir? Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin belirlenmesi işlemine “Ayıklama” denir.

2. İmha nedir? İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara göre imhası işlemine “İmha” denir.

14 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

3. Arşiv malzemesi nedir? Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz (30) yıl geçmiş veya üzerinden on beş (15) yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milleti’nin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak aktarılması gereken belgeler ve Devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, belirlemeye/açıklamaya yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgelere ve malzemeye “Arşiv Malzemesi” denir.

4. Arşivlik malzeme nedir? Kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan eden ve onlar tarafından muhafazası gereken her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir (101) yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı uluslararası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgelere “Arşivlik Malzeme” denir.

5. İmhalık malzeme nedir? Arşiv belgesi tanımlanırken açıklanan arşivsel değerlerden hiçbirine sahip olmayan dolayısıyla kurumun bugün ve gele-

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 15

cekteki belleğinde bulunmasının hiçbir anlam taşımayacağı tam tersine gereksiz zaman, iş gücü ve yer işgal edeceğine karar verilmiş arşiv belgesi ve arşivlik belge dışında kalan malzemeye “İmhalık Malzeme” denir.

6. Ayıklama ve imhanın amacı nedir? Ayıklama ve imhanın amacı; belediye kurum arşivlerinde ya da birimlerinde yılların birikimi olan belgelerin, cari bekleme süresi dolmuş ve bir değer taşımayanları ayıklayıp, imha ederek belediyelerdeki yetersiz depolarda evrak saklama süreçlerini bitirmektir. Amaç, mevzuattaki tanımlarda belirlenen ifadelerde yer bulan belgelerin düzenlenmesini sağlamak ve hızlı bir şekilde erişimini mümkün kılmaktır. Bu sayede personel yetersizliği ve iş çeşitliliği fazla olan belediyelerde zaman, mekân ve işgücü planlaması ve kaybının önüne geçilmesi hedeflenmektedir. 2950 belediye kuruluş yılı ve norm kadro çeşitliliğine göre evrak üretmekte, üretilen bu belgeler ayıklama işlemine tabi olmadığından depolarda sağlıksız şekillerde muhafaza edilmektedir. Her belediyede depolama ve erişim sistemi de farklılık göstermektedir. İhtiyaç halinde bu yığınlardan gereksinim duyulan belgeye/belgelere ulaşmak ya da faydalanmak hem işgücü anlamında hem de zaman anlamında belediyelerde ciddi sıkıntılar ortaya çıkarmaktadır. Bu sıkıntıların başlıca sebebi, belediyelerde düzenli ve sistemli bir arşivlemenin olmaması, ayıklama ve imha işleminin zamanında ve kurallara uygun bir biçimde yapılamayışı ve bu görevin bir iş kalemi, belediyelerin yerine getirmekle yükümlü oldukları bir iş olduğunun bilincine erişilememesidir. Belediyelerde sağlıklı bir kurum arşivinin olmaması ve arşiv iş ve işlemlerini yürütecek birim/birimlerin yeterince bu işe eğilememeleri neticesinde günlük işlemler yapılırken üretilen belgeler, personel çalışma masaları arkasındaki dolaplarda ya da demirbaş, kırtasiye depoları; bazen de erişilmesi mümkün olmayan karanlık ve dar sağlıksız depolarda muhafaza edilebilmektedir.

16 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Mekân değişiklikleri nedeniyle hizmet binalarında bazı belgelerin nerede muhafaza edildiği bile unutulabilmektedir. Bu nedenlerle birçok idari, hukuki, ilmi ve “Arşiv Malzemesi” tarifinde yer bulan malzemenin kaybı söz konusu olacağından bir an önce belediyelerde ayıklama imha işlemlerine başlanması gerekmektedir.

7. Birim Arşivi nedir? Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerine denir.

8. Kurum Arşivi nedir? Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivlerine denir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 17

9. Ayıklama İmha Komisyonu nedir? Belediyelerin elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde bir ayıklama-imha komisyonu tarafından gerçekleştirilir. Belediyelerin kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Yazı İşleri Müdürü’nün veya belediye kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili Başkanlık veya Müdürlüğün amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu Başkanlık veya Müdürlüğün verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden kurulacak beş (5) kişilik bir “Belediye Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Belediyeler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona doğal üye olarak

18 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

katılırlar. Belde belediyeleri gibi yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden oluşturulur. Ayıklama ve imha komisyonu, ilgili belediyenin kurum arşivinde sürdürdükleri çalışmada Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te belirtilen “İmha Edilecek Malzeme” türlerine dikkat etmeli ve kontrollerini buna göre yapmalıdır.

10. Belediyelerde ayıklama-imha işlemlerini hangi birim yürütür? Belediyelerde ayıklama imha işlemlerini, Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlıkları ya da Yazı İşleri Müdürlükleri yürütür. Yetki devri ya da imza yönergesi ile devir yapıldığı zaman devredilen Başkanlık/Müdürlükler de ayıklama ve imha işlemlerini yürütebilir. Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlıkları ya da Yazı İşleri Müdürlükleri Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliklerinde genel evrak işleri ile kurum arşiv işlerinin bu birimlerce yürütüleceği hükmü yer almaktadır. Yukarıda adı geçen birimlerin çalışma usul ve esaslarına ait yönetmelikler, Belediye Meclisi’nde görüşülerek onaylanmış olduğu gibi meclis bu görevleri başka birimlerin iş ve işlemleri olarak da onaylamış olabilir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 19

11. Ayıklama-imha işlemi yapmak zorunda mıyız? 04.10.1988 tarihli ve 19949 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”un Amaç ve Kapsam başlığı Madde 1’de; “…mahalli idareler …elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir.” hükmü bulunmaktadır. Yine Mükellefiyet ana başlığı Madde 3’te – “Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamak, yönetmelikte belirtilecek bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamazlar.” hükmü bulunmaktadır. 16.05.1988 tarihli ve 19816 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetler Hakkında Yönetmelik” in Birinci Kısım’ın Kapsam ve Tarifler başlığının e) Mükellefler: bölümünde ilgili kanuna göndermeler yapılmıştır.

12. İmha edilecek malzemeyi nasıl tespit ederiz? “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 31’de imha edilecek malzeme listelenmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün Büyükşehir/İl/İlçe ve

20 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belde Belediyelerinde yapmış olduğu Arşiv Malzemesi Tespit Formları’nda “Devlet Arşivine Gönderilmez” ifadesi bulan evrakın imhası bir öneri olarak belediyelere sunulur. Ayrıca belediyeler mali ve idari denetimleri bakımından uymakla mükellef oldukları kanun / tüzük / yönetmelik ve kararlarda belirlenen saklama sürelerine tabidirler.

13. 1580 Sayılı “Belediye Kanunu”nda ve norm kadrolarında günümüzde değişiklikler olmuştur. 5393 sayılı “Belediye Kanunu” ve yeni norm kadro yapısına uygun ayıklama imha işlemini nasıl yapabiliriz? Belediyelerde 1580 sayılı kanun ile oluşan bazı başkanlık/müdürlükler yenilenen 5393 sayılı kanun ile ya kaldırılmış ya da yeni başkanlık/müdürlükler oluşturulmuştur. 5393 sayılı kanun ile yeni kurulan birimler, değişen mevzuat nedeniyle ürettikleri belgelerin bir kısmı veya tamamı sahipsiz kalmıştır. Bu tür belgeleri elinde bulunduran birimler ilgili yeni birimlerin devamı ise ayıklama işlemlerini kurulan komisyonlarla yürütebilirler. Eğer sahipsiz ve hiçbir birimin sahiplenmediği belgeler var ise bunlar için Ayıklama İmha Komisyonlarının olurları alınırken iki kişiden çok ve eski personelin de dâhil olabileceği tarzda olur alınması önerilir.

14. Ayıklama İmha Komisyonları kurulurken işçi personelden faydalanabilir miyiz? Ayıklama ve İmha Komisyonu’nda görevlendirilmek üzere birimlerden belediye iş ve işlemleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi istenmektedir. Belediyelerde genel olarak kalem birimlerinde hizmet alımı personel ya da işçi statüsünde personel de çalıştırılmaktadır. Hizmet alımı per-

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 21

sonelin görevlendirilmesi söz konusu olmayacaktır. Ama birçok belediye evrak iş ve işlemlerini işçi personeliyle yürütmekte ve bu komisyonlara verilen isimlerde işçi personelden oluşmaktadır. Mümkün olduğunca Belediye Kanunu hükümleri ile birimlerinin çalışma usul ve esasları hakkında bilgisi olan personelin seçilmesi gerekliliği mevcuttur.

15. Ayıklama işlemi yapmadan tüm belgelerimizi dijital ortama aktarabilir miyiz? Dijitalleştirme (sayısallaştırma) belgenin/belgelerin uygun bir tarayıcı yardımıyla taranarak bilgisayar ortamına aktarılması işlemidir. Tarayıcılar, belgeleri/dokümanları dijital ortama (bilgisayar ortamına) sayısal olarak aktaran cihazlardır. Belediyelerde sistematik hale dönüştürülememiş ayıklama imha süreçlerinin başlıca sıkıntısı belge/belgelerin dijitalleştirme işlemlerinde ortaya çıkmaktadır. Cari olma özelliğini kaybetmiş imha edilebilecek belgeler başta olmak üzere, işin gerekliliği nedeniyle mükerrer evrak üretimi, kişisel ihtiyaçlar neticesinde çoğaltılan belge/dosyalar, fon bütünlüğüne dikkat edilmemiş belge/dosya grupları ve diğer birçok etmen sayesinde dijitalleştirme yapılırken hem idari, hem hukuki sıkıntılarla karşılaşılmasının yanı sıra zaman, para ve iş gücü kayıplarına da neden olacaktır. Yazılım desteği ile ve sistem üzerinden sağlıklı ve düzenli bir ayıklama imha işleminin yapılması için standartlar çerçevesinde çalışmaların yapılması gerekmektedir. Bu çalışmalarda belediyeler uluslararası dijitalleştirme standartlarını da gözden geçirebilirler. Dijitalleştirme yapacak ve bu süreçte uygun yazılım kullanacak olan belediyeler, temel referans modeli olarak TS 13298 sayılı standardı dikkatle incelemeli ve bu standarda göre hareket etmelidirler.

22 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

16. Standart bir ayıklama imha listesi formatı var mıdır? Belediyelerde kullanılacak olan imha listesi aşağıdaki şekilde düzenlenebilir.

SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ :

Liste Sıra No

Birimi/Alt Birimi:

Son İşlem Tarihi Veya İşlem Yılı

BAŞKAN

Sayısı Veya Dosya Numarası

Belediye Başkanlığı

Listeleme Türü:

Başkanlığı/Müdürlüğü Gizlilik Derecesi

Kurumu

Dosya

Belgenin Sayfa Sayısı Veya Dosya Ve Klasörün Adedi

Konusu

ÜYE

ÜYE

TARİH: .. / .. / 2013

ÜYE

ÜYE

SAYFA NO:

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 23

17. İmha listeleri yapılırken tüm belgeleri tek tek kaydetmeli miyiz? Belediyeler imha edecekleri malzeme için belgelerin özelliğine göre, üretildiği ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki (2) nüsha olarak imha listesi hazırlarlar. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Bu tür imha listeleri analitik olarak tek tek belgenin imha listelerine işlenmesi anlamını taşımaktadır. Belediyeler, aynı tür ve özelliklere sahip malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. Belediyelerde aynı tür ve aynı saklama planları ile dosyalanan malzemenin imha listesi dosya/dosya grubu olarak ilk ve son tarihi dikkate alınmak suretiyle imha listelerine kaydedilebilir. Aynı tür ve grup olan malzeme bu sayede fazla bir iş kaybına zaman vermeden imha listelerine işlenmiş olacaktır.

18. Ayıklama işleminin sonucunda kurumumuz da kalması gereken sürekli belgelerimize (arşivlik malzeme) ne tür işlem yapmalıyız? Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki belge/dosyaların ait olduğu başkanlık/müdürlükler belirlenir. Başkanlık/müdürlükler kendilerine ait olan belge/dosyalarını bir araya getirirler. Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzenleri ile korumaktır. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: Önce, başkanlık/müdürlüklere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Başkanlık/müdürlüklerin evrakı, işlem

24 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

gördükleri zamandaki oluşumu ve ilişkilendirilmelerine göre bir araya getirilir. Ayırma işlemi, belediyenin eski ve yeni norm kadro yapısı ve teşkilat şeması tespit edildikten ve karşılaştırıldıktan sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. Belediyelere ait norm kadrolarına bağlı olarak teşkilat şemalarına göre, başkanlık/müdürlük kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan başkanlık/ müdürlükler için kod verilmesi işlemi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. Belediyelerce ayırımı yapılan evrak ve malzeme, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar biçiminde ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Belediyelerin imar, plan proje, etüt proje gibi birimlerinde evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve malzemeden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve malzeme ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan oluşan evrakın, dağılmasına engellemek, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. Daha sonra, başkanlık/müdürlükleri tespit edilmiş olan evrak ve malzeme, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konulur. Bu işlem yapılırken; • Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Örneğin sıralama; 31.12.2011 ile başlayıp 01.01.2011 ile sona erebilir. Birden fazla eki bulunan evrak ve malzemenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 25

• Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar ait oldukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. • Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. • Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evrak da, ait olduğu yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. Ayırma sonucunda, arşiv malzemesinin ait olduğu, başkanlık/ müdürlük şeklinde daha önceden belirlenmiş kodları içeren, lâstikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılarak basılır. Arşiv yer damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. “Kutu Numarası” bölümünde, evrak ve malzemenin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek sıra numarası yazılır. “Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek sıra numarası yazılır. “Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” konacaktır.

26 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde, “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem yılı” kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve malzeme için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve malzemenin almış olduğu sıra numarasının başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dâhilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 27

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

19. Yeni üretilen belgelerimizde Standart Dosya Planı ile saklama sürelerinin ilişkisi nedir? Standart Dosya Planı yayınlandığı günden itibaren kurumlarda yapılan çalışmalarda, kurumların ana hizmet faaliyetleriyle ilgili kodların saklama süreleri ve saklama kodları belirlenmiş olup; bu çalışma henüz Mahalli İdareler için ayrıca yapılmamıştır. Ortak alanlardaki kodların saklama süreleri ve saklama kodları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenerek yayınlanacaktır. Saklama süreleri ve kodları, Standart Dosya Planı’nın dijital ortamda sağlıklı olarak yürütülmesindeki en önemli husustur. Fakat bu kodlar henüz yayınlanmadığı halde birçok belediye Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçmiş bulunmaktadır. Eğer bu eksik bilinerek, sonradan sisteme dâhil edilebilecek şekilde tasarlanmışsa hataların önüne geçilebilir. Bu kural bilinmeden ve buna uygun bir sistem tasarlanmadan hazırlanmış tüm sistemler eksik olacaktır. Yazılım desteği almayan/alamayan belediyelerde klasik sistemde ayıklama imha yapacakları zaman Standart Dosya Planı’nın Saklama Süreleri bölümünde belirlenen sürelere dikkat etmeleri gerekecektir.

20. Belediyelerde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün yaptığı tespit çalışmalarına uymak mevzuat gereği bir zorunluluk mudur? Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Belediyelerde yapmış olduğu “Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması” ile;

28 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

•

Henüz aktivitelerini tamamlamamış arşiv malzemesini daha başlangıçta kontrol altına alarak kayba uğramasını önlemek,

•

Devlet Arşivine gönderilecek belgeler ile bunların saklama süreleri konusundaki belirsizlikler giderilerek kurum ve birim arşivlerinin daha aktif çalışmasını sağlamak ve dolayısıyla “Arşiv Malzemesi”nin devrine hız kazandırmak,

•

Tamamı arşiv malzemesi olan fonların, bekleme süreleri bitiminde doğrudan Devlet Arşivi’ne devrini sağlamak,

•

Saklanmasına lüzum görülmeyen belgelerin bir an önce imha edilmesini sağlayarak kurum arşivlerindeki sıkışıklığı önlemek,

•

İlmin, idarenin, hukukun ve bireylerin hizmetine bir “Belge Envanteri” sunmak,

•

Ayıklama ve İmha Komisyonları için rehber kaynak oluşturmak

Amaçları hedeflemiştir. Belediyeler Arşiv Malzemesi Tespit Raporu 18.07.1994 tarih ve B.02.0.ARV-493/031007 sayılı yazı ile dağıtımı yapılmış ve aynı zamanda www.devletarsivleri.gov. tr adresinde yayınlanarak belediyelerin hizmetine sunulmuştur. Belediyelerde yapılan bu tespitlerde kullanılan “Devlet Arşivi’ne gönderilir”, “Kurumunda saklanır”, “Devlet Arşivi’ne gönderilmez”, “Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca değerlendirilir” ve “Örnek seçilenler Devlet Arşivi’ne gönderilir” ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. “Devlet Arşivi’ne gönderilir” açıklaması, arşiv malzemesi özelliğinde olan malzeme olduğu ve imha edilemeyeceğini ifade eder. Yapılacak olan tasniften sonra belediyedeki bekleme süresi neticesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredileceğini işaret eder. “Kurumunda saklanır” açıklaması, Belediyenin günlük iş ve işlemlerinde devamlı ihtiyaç duyulan ve belediyede kalması gereken belge/dosyaları ifade eder. Bu tür belge/dosyalar, imha edilmeyecek malzemedir. Bu belge/dosyalar zaman içinde kullanım özelliklerini kaybettiğinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşüne sunulur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bu malze-

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 29

me için yeniden değerlendirme yapacaktır. Arşivlik malzeme cari olma özelliğini yitirse de, arşiv malzemesi vasfını taşıyabilir. “Devlet Arşivi’ne gönderilmez” açıklaması, belediyelerde arşiv ve arşivlik malzeme özelliğini taşımayan belge/dosyalar için ifade edilmiştir. Kullanımda olduğu ve ilgili mevzuatlarında saklama sürelerince bu tür evrak belediyede muhafaza edilmelidir. Kullanım süresi biten ve mevzuatta belirlenen süre ve zaman aşımını takiben belediye ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilir. “Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir” açıklaması, belediyelerde yapılanmış olan karma dosyalama sistemleri neticesinde muhteviyatında arşiv malzemesi, arşivlik malzeme ve hatta imhalık malzemenin de bulunduğu dosyaları ifade eder. Belediye Ayıklama ve imha komisyonları, bu şekilde dosyalanan belgeler arşiv, arşivlik malzeme ve imhalık malzeme olarak ayrıma tabi tutulmalıdır. Arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzeme belediyedeki bekleme süresi neticesinde Devlet Arşivi’ne devredecektir. Geriye kalan malzeme belediyede bekletilmeli yada imha listelerine yazılmalıdır. “Örnek Seçilenler Devlet Arşivi’ne gönderilir” açıklamasında belediyede üretilen belge/dosyalardan örnek seçilirken; “Önem” arz etmesine ve “Yıl, konu, mekân, hacim vb.” özelliklere göre değerlendirilecektir. Örnek seçilenler Devlet Arşivleri’ne devredilirken geriye kalan malzeme bekleme süresi sonunda belediye ayıklama ve imha komisyonunca gözden geçirilerek imha edilir. Birim arşivinde saklama süresi yazılı olup Kurum Arşivinde saklama süresi belirtilmeyen malzeme “Devlet Arşivi’ne gönderilmez” şeklinde ifade bulmuştur. Bu tür malzeme “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 31’de belirtilen malzeme olup Belediye kurum arşivinin gözetiminde Belediye kurum arşivine devredilmeden imha kararı verilebilir. Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonları’na ait olacaktır. Özellikle imhalık malzemenin belirlenmesinde tabi olunan diğer mevzuatta belirlenen saklama sürelerine dikkat edilmesi gerekliliği vardır.

30 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

21. Birimlerde komisyon kurarak ayıklama veya imha işlemi yapabilir miyiz? Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır.

22. Ayıklama İmha Komisyonu kurulması için ilk olarak ne yapmalıyız? Kurum Arşivi olan ve yetkili ve sorumlusu bulunan belediyeler öncelikle birimlere aşağıda örneği gösterilen bir yazı ile birimlerden komisyona görevlendirme isteyeceklerdir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 31

T.C. …………….. BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX-805.02.02.01Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği

…/…/2013

…………………. MÜDÜRLÜĞÜNE Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 32. maddesinde “Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır…” hükmü yer almaktadır. Belediyemizde de kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri’ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için de kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği biriminizin ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için bu komisyonda iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin üye olarak görevlendirilmesi gerekmektedir. Ayıklama ve İmha Komisyonu’nda görevlendirilmek üzere biriminizden iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi hususunda gereğini arz ederim.

(İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md.

NOT: Sayı hanesindeki sekiz karakterden oluşan X işaretleri belediyelerin birimlerine verilen uniqe numaraları temsil etmektedir.

32 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

23. Ayıklama İmha Komisyonu ve başkan ile üyelerin isimleri belirlendikten sonra olur almak zorunda mıyız? Başkan ve üyeleri belirlenen ayıklama imha komisyonunun kurulması ve çalışmaların başlaması için aşağıda örneği verildiği şekilde başkanlık makamının olurlarına sunulur. T.C. ……………….BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX-805.02.02.01- Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu

…/…/2013

BAŞKANLIK MAKAMINA Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 32. maddesinde “Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır…” hükmü yer almaktadır. Belediyemiz kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri’ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği birimlerden ………. tarih ve …………..sayı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. Kurum Arşivi Sorumlusu …….Şube Müdürü (şef) ……….’nın Başkan olarak, Kurum Arşivi personelleri ….. ile …….nın ve ekli listede birimleri ve isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim.

OLUR …/…/2013 (İmza) Adı Soyadı Başkan

(İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 33

24. Ayıklama işlemlerine başlamak için belirli bir zaman var mıdır? “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 35’te “Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.” ifadesi yer almaktadır.

25. Ayıklama işlemine başlamadan önce birimlerde birikmiş ve kurum arşivine devredilmeyen belgeler var ise bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız? Birim arşivi bekleme sürelerini doldurmuş ve daha önceki yıllardan birikmiş olan malzemeyi, bağlı olduğu başkanlığın/ müdürlüğün belediye kurum arşivinin talebiyle belirli bir plan ve gözetim altında devretmelidir. Bu talepten sonra başkanlık/ müdürlükler birim arşivi ya da dolaplarında saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeyi, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayırmalıdırlar. Belediyelerdeki başkanlık/müdürlükler, birim arşivlerindeki ve depolarındaki saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeleri var ise kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte belediye kurum arşivine devretmelidirler Belediye kurum arşivine devredilecek malzeme, kurum arşiv personeli ile devri yapan başkanlık/müdürlük birim arşiv sorumlusu ile birlikte malzemeyi uygunluk kontrolünden geçirirler. Yönetmelik gereğince gerçekleştirilecek bu kontrolde;

34 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

a. Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b. Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c. Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d. Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e. Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f. Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g. Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h. İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine dikkat edilir, i. Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

26. Kurum arşivimiz yok ve kurma imkânımız da yok. Bu durumda ayıklama işlemi yapmamıza gerek var mı? Belediyelerin çoğunluğunda kurum arşivi olmadığı gibi kurum arşiv iş ve işlemleri de yapılamamaktadır. Yılların birikimi olan ve farklı mekânlarda yer darlığı içinde imkânsızlık ve uzman personel olmayışı da bu iş ve işlemlerin yapılamamasına sebep olmaktadır. Bazı belediyeler için kurum arşivinin olmaması

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 35

ayıklama imha çalışmalarına başlamama adına bir gerekçe olarak kullanılmaktadır. Belediyelerde bir an önce kurum arşivi kurmak ve oluşturmak yasal bir zorunluluktur. Aynı zamanda bir defaya mahsus belediye kurum arşivi yetkilileri gözetiminde ve yasal süreçler takip edilerek birimlerde kurum arşivinde yapılıyormuş gibi ayıklama imha işlemleri başlatılabilir.

27. Birleşme ya da kapanma neticesinde niteliğini bilmediğimiz ve karmaşık olarak teslim alınmış olan belediye evrakı için nasıl bir işlem yapmalıyız?

5393 Sayılı “Belediye Kanunu” nda Madde 8’de “Birleşme ve Katılma”, ile Madde 11’de “Tüzel Kişiliğin Sona Ermesi” başlığı altında belirtilen hususlar çerçevesinde evrakı devralan belediye, bu tür malzemeyi ayrı bir fon gibi ele almalı ve bu malzemenin ayıklama imhası için özel bir çalışma yapabilmek için özel bir Ayıklama İmha Komisyonu oluru almalıdırlar. Evrakın devralınması zamanında mümkün olabildiğince aidiyet, yıl, konu, içerik gibi malzemeyi tanımlayan unsurlara dikkat edilmeli ve eksik görülenler ilgili devri yapan personel ile eksikliklerin giderilmesine gayret gösterilmelidir.

36 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

28. Ayıklama imha işlemlerini hizmet alımı ile yaptırabilir miyim? Bu konuda ilgili mevzuat gereklerinin yerine getirilmesi ve arşiv işlemlerinin belediyelerin temel görevlerinden biri olduğunun dikkate alınması gerekmektedir. Zaman ve işgücü planlaması ile sistem kriterleri mevzuat hükümlerine uygun olan şartnamelerle birçok belediye ayıklama imha işlemleri dâhil hizmet alımı yolu ile sorumluluklarını yerine getirmektedir. Unutulmaması gereken en önemli unsur ayıklama imha işlemleri başta olmak üzere arşiv iş ve işlemlerinin belediyelerde temel bir iş ve görev tanımlamasıyla ele alınmasıdır. Belge kaynağı, kişisel ve kurumsal bilgi-belgelerin cari olma dönemi ya da sürekli özellik ve gizliliği gibi birçok konuda belediyelerin temel mevzuat hükümlerine dikkat ederek bu tür işlemleri koordine etmelidirler.

29. Belde belediyesiyiz ve 5 kişilik komisyon kurma imkânımız yok. Nasıl bir uygulama yapmamız gerekir? “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 31’de konuyla ilgili olarak; Ayıklama İmha Komisyonu “Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.” şeklinde ifade bulmaktadır.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 37

30. Beş (5) kişilik ayıklama-imha komisyonu daha fazla kişiden oluşturulabilir mi? Oluşturmak mümkündür. Büyükşehir belediyelerinde başkanlık seviyesinde ayıklama-imha yapıldığında bazı başkanlıklarda birçok müdürlük mevcuttur. Bu müdürlüklere bağlı yine birçok şeflik mevcuttur. Mevcut birim ve şefliklerin iş hacmi ve personel sayısı göz önünde bulundurulduğunda komisyon sayısı arttırılabilir. Başkanlık olurunda bu personelinde isimlerinin olması gerekir. Ancak İmha listeleri hazırlanırken “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 37’ye göre en az 5 (Beş) kişinin imza atma zorunluluğu vardır.

31. Ayıklama İmha Komisyonu oluru alındıktan sonra nasıl bir yazı ile birimleri harekete geçirmeliyiz? Komisyonların kurulması ile ilgili talep yazısı, birimlerden komisyona bildirilen başkanlık/müdürlük yazıları ile Ayıklama İmha Komisyonu’nun kurulması ve çalışmaların başlatılması konusunda olur yazıları ilgi tutularak, hangi birime hangi tarihte ayıklama işlemlerinin başlatılacağına dair aşağıdaki yazı örneği birimlere yazılır.

38 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

T.C. ………………. BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü

Sayı: XXXXXXXX-805.02.02.01- Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu



.../.../2013

…………….. MÜDÜRLÜĞÜNE İlgi: a) Yazı İşleri Müdürlüğü’nün …./…./… tarih ve…….sayılı yazısı, b) Müdürlüğünüzün …./…./…. tarih ve …....sayılı yazısı, c) Başkanlık Makamının …./…./…. tarih ve sayılı Oluru. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması maksadıyla tüm birimlerden İlgi (a)’da kayıtlı yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. İlgi (b)’de kayıtlı yazı ile de Müdürlüğünüzden Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği için ….. ve ……….’ın ismi bildirilmiştir. Tüm birimlerden isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri için de İlgi (c)’de kayıtlı Makam Oluru alınmıştır. Müdürlüğünüzün ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için komisyon …./…./…. tarihinde çalışmaya başlayacaktır. Yukarıda adı geçen personelinize bu görevin tebliğ ettirilerek söz konusu tarihte Kurum Arşivinde başlayacak çalışmaya katılımının sağlanması hususunu arz ederim.

(İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 39

32. Depolarımızda kullanılamayacak ve okunamayacak halde belgeler mevcut. Bu konuda nasıl bir işlem yapmalıyız? Bu tür evrak üzerinde yapılacak işlemler farklı niteliklerde olabilir. Uygun olmayan şartlarda muhafaza edilen evrak zamanla insani ya da doğal unsurlardan kullanımı mümkün olmayacak şekilde zarar görebilmektedir.

Doğal afetlerde bu tür evrak kayıplarına sebep olan etkenler içerisinde yer almaktadır. Bu tür malzeme ellerinde bulunduran belediyeler eğer ellerindeki malzemeler idari, hukuki, gerçek ve tüzel kişi hak ve menfaatlerini koruyan ve benzeri konuları ihtiva eden türde evrak ise, ilgili kurumsal tespit ve tutanakların yanı sıra Asliye Hukuk Mahkemeleri’nden bir karar çıkartmaları önerilen ve uygulamada olan bir işlemdir. Görüntülü tespitleri dahil olarak yapılabilecek diğer iş ve işlemler konusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden görüş alınmalıdır. Kişisel inisiyatifler kullanılarak imha yoluna gidilmemelidir.

40 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

33. Düzenli bir arşiv sistemi kurmak için birim ve kurum arşivleri nasıl oluşturmalı ve fiziksel mekânları nasıl olmalıdır? Arşiv mekânlarının fiziki özellikleriyle ilgili olarak TSE tarafından 12.10.2006 tarih ve 13212 sayılı standart yayınlanmıştır. TSE standartlarına göre bir arşiv mekânına sahip olmak isteyen Belediyeler standardı temin ederek depolarının teknik ve fiziki şartlarını tamamlayabilirler. Yeni yapılacak olan hizmet binasında bulunan arşiv mekânları ile ilgili aşağıda ana hatları belirlenen standartların yapım aşamasında dikkate alınması kurumsal rahatlık ve mevzuatlara uyumda avantajlar sağlayacaktır.

• • • • • • •

•

•

Bir Arşiv Deposunun Yapı ve İç Donanım Özellikleri Arşiv binalarında katlar arası döşemeler ve zemin, tabliye beton ile kaplanmalıdır. Arşiv binalarına personel için yangın acil çıkış kapısı ve merdivenleri konulmalıdır. Arşiv binaları dış ve iç girişleri, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik donanıma sahip olmalıdır. Arşiv binası veya kompleksi etrafında gözetim noktaları ve ikazlı kamera sistemi kurulmalıdır. Yapılanma içinde görüntü kayıt ve kontrol odası bulunmalı ve gerekli cihazlarla donatılmalıdır. Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalıdır. Arşiv binalarında dikkate alınması gereken en önemli husus, çatıların su geçirmez olmasıdır. Çatı, inşaat tekniğine uygun yapılmalı ve üzeri kiremit ile kaplanmalı, madeni çatı kaplamaları kullanılmamalıdır. Arşiv binalarının inşaatında, betonarme inşaat tarzı tercih edilmeli, rutubete ve sıcaklığa karşı duvar araları yalıtım sağlayan malzeme ile güçlendirilmelidir. Arşiv binalarının içme suyu tesisatı TS 828’e, kullanma

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 41

suyu TS 266’ya uygun olmalı, TS EN 12056-1, TS EN 12056-2, TS EN 12056-3, TS EN 12056-4’e uygun atık su tesisatı olmalı, ıslak mekânlarda kanalizasyona, foseptiğe veya arıtma sistemine bağlı ızgaralı ve sifonlu yer süzgeci olmalı, pis sular kanalizasyona veya ızgaralı kanallar ile foseptiğe akıtılmalıdır. • Arşiv binalarının kazan dairesi TS 1257, TS 2192 ve TS 377-6 EN 12953-6 ’ya uygun yapılmalıdır. • Kazan dairesinin kapısı, yangın merdiveni veya genel kullanım merdivenlerine açılmamalı, doğrudan bina dışına ve dışarıya doğru açılmalıdır. • Klimatizasyon merkezi, arşiv binası dışında olmalıdır. • Isıtma merkezi, müstakil bina olarak düşünülmelidir. • Arşiv uygulamalarında çalışan personel için uygun yerlerde duş kabinleri bulunmalıdır. • Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196’ya göre projelendirilmeli, TS IEC 60364-1’e uygun olmalı, elektrik tesisatı ile ilgili güvenlik kuralları TS HD 384.4.41 S2, TS HD 384.4.47 S2, TS IEC 60364-4-4-43 ve TS IEC 603644-473’e göre plânlanmış olmalıdır. • Arşiv uygulamalarında çalışan personel ve araştırmacılar için ayrı ayrı TS 8357 ’ye uygun WC - lavabo bulunmalıdır. • Arşiv depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. • Depo katları arasında, bina içinden ve dış duvar tarafından tahliye merdivenleri yapılmalı, her depodan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır. • İnşaat safhasında dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak yangına karşı izolasyon sağlanmalıdır. Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması, sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi ve arşiv belgelerinin, neme, mantarlara, küfe ve sıcaklığa karşı korunması için gerekli klimatizasyon

42 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

sistemi kurulmalıdır. Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına, yangın söndürme ve klimatizasyon sistemleri ise raf blokları üst seviyesi hizasında monte edilmelidir. Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv depolarına pencere sistemleri konulmamalıdır. Katların yüksekliği 2,7 m’yi geçmemelidir.

• Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır. • Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır. • Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır. • -Raf malzemesinin kalınlığı 1,5 mm - 2 mm arasında seçilmelidir. • 1 m uzunluğundaki bir raf tableti 100 kg ağırlığı taşıyabilmelidir. • Her raf gözü uzunluğu 110 cm - 120 cm, derinliği 30 cm, yüksekliği 40 cm olmalı, en alt raf tableti ile zemin arasında 15 cm mesafe bulunmalıdır. • Defter raflarında yükseklik ve derinlik, defter gruplarının ebatlarına göre dikey yerleşecek şekilde olmalıdır. • Film raflarının derinliği 30 cm olmalı, yüksekliği ise hareketli raf tabletleriyle ayarlanabilir olmalıdır. • Yanma ve patlama tehlikesi olan selüloz nitratlı eski filmler kontrol altında ve özel tedbirlerle muhafaza edilmelidir. • Haritalar, projeler dikey olarak asılmış vaziyette veya büyük ebatta olanlar için özel olarak dizayn edilmiş, dayanıklı çelik dolaplar içerisinde muhafaza edilmelidir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 43

• Mikrofilm, fotoğraf negatifleri gibi küçük rulolardan oluşmuş belgeler ile mühür, bant, kaset, disket, CD vb. belgeler kendi saklama kapları içinde özel olarak dizayn edilmiş ve bu belgelerin ebatlarına göre raflandırılmış paslanmaz çelik dolaplar da korunmalıdır. Dolaplar siyah sacdan yapılmış ise mıknatıslanmayı önleyici boya ile kaplanmış olmalıdır. • Gerek kullanış ve gerekse emniyet sebepleri (klimatizasyon, ulaşım ve muhtemel bir yangının yayılması vb.) dolayısıyla, arşiv depo salonları 150 m²’ - 200 m²’yi geçmemelidir. • Bu depolar 200 m²‘yi geçmeyecek salonlar şeklinde, yangına dayanıklı kapı ve duvarlarla bölünmelidir. • Arşiv mimarisinde, depoların tabanı metrekare başına 1500 kg - 2000 kg yükü taşıyacak sağlamlıkta yapılmalıdır. • Belli bir plân çerçevesinde depolardaki rafları; raf bloğu, raf bölmesi ve raf gözü dikkate alınarak ayrı ayrı harf ve sayılarla numaralandırarak depolardaki fon ve serilerin yerleşimi belirlenmelidir. • Fon bilgilerini içeren etiketlerin muhafazası için raf başlarına metal cepler monte edilmelidir. • Depoların dış duvarları, depo tabanlarına destek vazifesi gördükleri gibi, aynı zamanda kapatma vazifesini de yüklendiklerinden rutubete ve güneş ışığına karşı mutlaka yalıtım sağlanmalıdır. • Binanın dış duvar ve destekleri etrafına nem, böcek ve mikroorganizmalar için korunma kanalları yapılmalıdır. • Arşiv depoları ve binaların proje aşamasında, toza karşı korunma için açık yerlerin az tutulmasına dikkat edilmelidir. • Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.

44 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

34. Kurum arşivimiz olmakla beraber bir depo niteliğindedir. Çalışma imkânımız bulunmamak tadır. Nasıl bir çalışma düzeni kurabiliriz? İlk defa ayıklama imha işlemine başlayacak olan belediyeler, öncelikle çalışma alanlarını uygun ve sağlıklı ortamlarda seçmek zorundadırlar. Yanlış raf sistemleri ile düzenlenmiş depolarda sağlıklı bir ayıklama imha işlemi yapmak mümkün olmayacaktır. Belge/dosyaların başka alanlara taşınması işi de zaman kaybı ile iş gücü kaybına sebep verecektir. Depolara yakın bölümlerde çalışma alanları oluşturulabilir. Eğer bu tür bir alan olmadığı zaman depoda bir düzenleme yapılarak belirli bir fon geçici olarak başka bir yere nakledilebilir. Bu şekilde açılacak olan alanda çalışma alanı oluşturulabilir. Bu çalışma alanında sadece insan gücü olmayacaktır. Teknik malzemeler, bilgisayar, tarayıcılar, klasörler/kutular gibi diğer yardımcı malzemenin de muhafaza edilebileceği ve erişiminin mümkün olacağı bir planlama yapılmalıdır. Ayıklama imha komisyonuna seçilen ve çalışan belediye personeli bu iş ve işlemi bir ceza gibi görmemelidir. Aynı zamanda bu işin sürekliliği ve her yıl düzenli olarak yapılması gerekliliği göz önünde bulundurularak sağlıklı çalışma alanları oluşturulmalıdır.

35. Ayıklama işlemlerinde belediye teknik ve idari personelinden nasıl faydalanabiliriz? Belediye ayıklama imha komisyonları kurulurken özellikle belge-bilgi yönetimine vakıf evrak iş ve işlemlerinden anlayan, idari ve hukuki süreçleri bilen personel istenmesine rağmen bu nitelikte personel bulabilmek çoğunlukla mümkün olamamaktadır. Teknik personel özellikle bu komisyonlara alınmamaktadır. Bu tür algıların önüne geçilmeli, gerekirse hem komisyonlarda hem de komisyonların sıkıntıya düştükleri konularda bu tür personelden azami faydalanma yoluna gidilmelidir. Unutulmamalıdır ki belge-

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 45

yi üretme safhasında teknik-idari personel ayrımına gidilemeyeceği ve belgeler belirli mevzuat hükümlerine göre üretileceği için ayıklama imha işlemleri bu bakış açısı ile gerçekleştirilmelidir.

36. Ayıklama işlemlerinde karşılaşılacak olağanüstü durumlarda mesleki/hukuki görüşleri nereden alabiliriz, nereye danışabiliriz? Belediyeler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri her türlü konu için, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden sözlü ve yazılı olarak görüş talep edebilirler.

37. Arşiv belgesi özelliği taşıyan malzemeyi ne zaman, nasıl ve nereye teslim etmeliyiz? Belediyelerin kurum arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi, “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu”, varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

46 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belediyeler yine ellerinde mevcut ise elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerini de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile görüşerek belirlenecek yöntemleri takip edebilirler. Başkanlık/müdürlüklere ait aynı çeşit arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı ayrı form düzenlenir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu üzerinde, belediyelerce Genel Müdürlüğe teslim edilen arşiv malzemesinin; “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden başkanlık/ müdürlük adı yazılır. “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. malzeme kaydedilir. “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl yazılır. “Teşkilât kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla Büyükşehir Belediyesi, başkanlık, müdürlük ya da belediye ve müdürlüğü kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numaraları yazılır. “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evrakın teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası yazılır. “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih yazılır. “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayısı yazılır. “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.), “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama yazılır. “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet belirtilir. “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar kaydedilecektir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 47

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.

38. Devir-Teslim için standart bir form ya da liste mevcut mudur? Ayıklama işlemleri tamamlanan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmek üzere analitik yada dosya usulü devir teslim envanter formları hazırlanır. “Dosya Usulü Devir-Teslim Envanter Formu” örneği aşağıda gösterilmiştir.

ARŞİV BELGESİ DOSYA USULÜ DEVİR TESLİM VE ENVANTER FORMU

Sayfa Sayısı

KONU KODU: 805.02.01 TÜRÜ: ..........

Dosya Sıra No



Kutu Sıra No

Konusu

Gizlilik Derecesi

Son İşlem Tarihi

Envanter Sıra No

KURUMU: ………. Belediye Başkanlığı BİRİMİ

39.

TARİH: .../.../ 2013

SAYFA NO: .......

48 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

39. İmhalık malzemenin listeleri hazırlandıktan sonra her sayfasını komisyon üyelerinin imzalaması zorunlu mudur? İmha listeleri hazırlanırken Başkanlık oluru ile Ayıklama İmha Komisyonu üyeleri sadece ilk sayfayı ya da son sayfayı imzalamaktadırlar. İmha listelerinin tüm sayfaları sayfa sonunda tarih ve sayfa numaraları verilerek komisyon üyelerince imzalanmak zorundadır.

40. İmhalık malzemenin listelenmesi sonucunda malzemenin imhası için uygun görüş nasıl alınır? İmha listeleri hazırlandıktan sonra “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” te belirlenen usul ve esaslara göre hazırlanan imha listeleri Komisyon üyelerince her sayfası imzalanarak Başkanlık/Müdürlük şeklinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne uygun görüş alınmak üzere bir yazı ile elden ya da posta yoluyla yollanır. Uygun görüş almayan malzeme imha listelerinden çıkarılır. Onaylanmış olan imha listeleri “Olur” alınmak üzere Başkanlık makamına gönderilir.

41. Uygun görüş alındıktan sonra olur nereden ve nasıl alınır? Hazırlanan imha listeleri hazırlanıp Devlet Arşivleri’nden imhası için uygun görüş alındıktan sonra aşağıda belirtildiği şekilde Başkanlık makamından bir “Olur” alınır.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 49

T.C. ………… BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı Konu

: XXXXXXXX-805.02.02.01- : Ayıklama ve İmha Komisyonu

…/…/2013

BAŞKANLIK MAKAMINA İlgi: Başkanlık Makamının …./…./…. tarih ve …….sayılı oluru. ……… Müdürlüğü’ne ait kurum arşivinde bulunan evraktan, muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri’ne devredilmesi için ayıklama imha çalışmalarını yürütmek üzere ilgi’de kayıtlı Olur ile teşkil ettirilen Ayıklama ve İmha Komisyonu çalışmaları neticesinde tespit etmiş olduğu, “muhafazasına gerek görülmeyen malzeme” ile ilgili İmha Listesi düzenlenmiştir. İmha Listesinde kayıtlı malzemenin imha edilmesi hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim (İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md. OLUR …/…/2013 (İmza) Adı Soyadı Başkan

42. İmha listelerine işlenen belgenin imhası yapılmadan önce nasıl bir tutanak hazırlamalıyız? İmha listeleri Devlet Arşivleri’nden uygun görüş alınması ve Başkanlık Oluru alındıktan sonra İmha edilecek malzemenin birimlere göre dağılımının ve aşağıda örneği olan imha tutanağı ikişer suret hazırlanarak Başkanlık Oluru ve imha listelerine eklenir.

50 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

T.C. …………. BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX -805.02.02.01- Konu: Ayıklama ve İmha

.../…/2013

İMHA TUTANAĞI Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca, ........................ Müdürlüğünün ........../........ yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. .............. tarih ve ................. sayılı Makam Onayı’nı müteakip, yukarıda zikredilen evrakın, imha edilmesini teminen ...................... tarihinde kağıt hammaddesine dönüştürülmek üzere ihale ile satışı gerçekleştirilmiştir.

Başkan

Üye

Üye

Üye

Üye

(İmza)

(İmza)

(İmza)

(İmza)

(İmza)

43. İmha işlemini nasıl yapabiliriz? Belediyelerce uygunluk görüşü alınan, oluru ve imha tutanakları hazırlanan imhalık malzeme Başbakanlık Ergazi Kâğıt Paralama ve Balyalama Ünitesi’ne gönderilerek imhası gerçekleştirilebilir. Belediye Destek Hizmetleri Müdürlüğü ya da görev verilecek diğer müdürlükler tarafından başkalarınca görülüp okunamayacak şekilde kıyılarak mevzuat hükümleri doğrultusunda satılarak Belediyeye gelir sağlanabileceği gibi kamuya yararlı dernek ve vakıflara hibe edilebilir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 51

44. Ayıklama İmha Komisyonlarının çalışma esasları nelerdir? Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. Ayıklama imha işlemleri yürütülürken teknik ve idari durumlar ya da komisyonlardaki üye sayısının azalması gibi hallerde yeni bir Başkanlık oluru ile Ayıklama İmha Komisyonuna üye dahil edilebilir.

52 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

45. Ayıklama İmha Komisyonlarının yetki ve sorumlulukları nelerdir? Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, imha listeleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden uygun görüş alma sırasında uygun görülmeyenler komisyonlarca listeden çıkarılır. Yine Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden uygun görüş alınmış olsa da imha listelerinin olur alınması safhasında Başkanlık Makamı tarafından imhalık malzemenin bir süre daha bekletilmesi ya da imha edilmemesi gibi kararlar verilebilir.

46. İmha listelerinin saklanma zorunluluğu var mıdır? Bu listeler denetime tabi midir? “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Madde 42’de; “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” ifadesi yer almaktadır. Ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili belgelerin saklanmasını konusunu ele almakta fayda vardır. Kamu kurumlarına yönelik hazırlanan standart dosyalama planında 805 no’lu kod, Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri’ne ayrılmıştır. Bu bölüm altında 805.01 Belge Yönetimi ve 805.02 Arşiv İşlemleri olarak ayrılmıştır. Arşiv İşlemleri altında ise 805.02.01 Devir Teslim İşlemleri ve 805.02.02 Ayıklama ve İmha İşlemleri’dir. Son olarak Ayıklama ve İmha ile ilgili evrak için belirlenen standart dosya plan kodu ise 805.02.02.01 ile gösterilen Ayıklama ve İmha başlığı taşımaktadır. Böylelikle belediyelerin kurum arşivlerinde gerçekleştirilen devir-teslim işlemleri ve ayıklama ve imha işlemlerinin dosyalama kodları da bu şekilde belirlenmiş ve tespit çalışmasında imha listelerinin 10 (on) yıl saklanması önerilmiştir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 53

47. Ayıklama işlemlerini kendi Arşiv Yönetmeliğimize göre yapabilir miyiz? 22.02.2005 tarih ve 25735 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”te yapılan değişiklik, belediyelerin kendi yönetmeliklerinde değişiklik yapılmasını değil, bu yönetmeliklerin tamamen yürürlükten kaldırılmasını hükme bağlamıştır. Bu hükme rağmen birçok belediye arşiv yönetmeliği çıkarmış ve bu yönetmeliklerini meclislerinden geçirerek kullanmadıkları halde hala ellerinde bulundurmaktadırlar. Belediyeler bu tarihten sonra “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine tâbi olacaklardır. Belediyeler, kendi yönetmeliklerini yine meclislerinde görüşüldükten ve onaylarını alarak yürürlükten kaldıracaklardır.

54 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

48. Arşiv Yönergesi Çıkarabilir miyiz? 22.02.2005 tarih ve 25735 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”te yapılan değişiklik, Belediyelerin kendi yönetmeliklerinde değişiklik yapılmasını değil, bu yönetmeliklerin tamamen yürürlükten kaldırılmasını hükme bağlamıştır. Ancak, kurum veya kuruluşun hususiyetleri ve ürettiği evrakın niteliklerinden kaynaklanan özel durumlarda “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygunluk görüşü alınarak Arşiv Yönergesi hazırlanabilecektir. “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ile paralel hükümler ihtiva eden kurum ve kuruluşların yeni bir yönerge hazırlamasına gerek yoktur. Belediyelerde üretilen evrakın ilgili yönetmelik ile paralel hükümler taşıdığı düşünüldüğünde kurum için ayrıca Arşiv Yönergesi hazırlamalarına gerek olmadığı düşünülmektedir.

49. Devredilen evrakımız Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde talep edildiği zaman nasıl bir işlem yapmalıyız? Devlet Arşivleri’ne belediyeler tarafından devredilen belgeler Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde istendiği zaman, belediye tarafından gerekli incelemeler yapıldıktan sonra on beş (15) işgünü içerisinde istenilen malzemenin Devlet Arşivleri’ne devredildiğinin bilgisi talep sahibine bildirilmelidir. Devlet Arşivleri’ne talep sahibinin yapacağı başvurunun şekli ve süreci; 27.04.2004 tarih ve 25445 Sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan “Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” Madde 40’ta “Başvuru sahiplerinin; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü veya araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde mevcut arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeden yararlanma şartları, yükümlülükleri ve arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 55

hususunda, 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile tespit edilen hükümler, süre hariç olmak üzere uygulanır.” şeklinde belirlenmiştir.

50. Belediyemizde kalan arşiv malzememizden faydalanmak isteyen araştırmacılar olursa nasıl bir işlem yapmalıyız? 31.01.2002 tarih ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı “Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar”a göre araştırmacılara ait iş ve işlemleri yürütmeliyiz.

51. Birim arşivine dosyalarımızı nasıl devredebiliriz? Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, başkanlık/müdürlüklere bağlı üniteler tarafından gözden geçirilerek, İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler İşlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemi sonrasında, arşive devredilecek malzeme, ilgili başkanlık/müdürlüklerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

56 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Birimi, İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, sicil numarası (kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ek olarak emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. 6111 sayılı kanun ile TC kimlik numaraları da kullanılmaktadır. Ayrıca Belediyelerde başkanlık/müdürlükler, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nda belirtilen hükümler başta olmak üzere verilen hizmetleri nedeniyle, özellik taşıyan arşiv malzemesi veya arşivlik malzemelerini, Standart Dosya Planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem kurularak (alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri) dosyalanır ve arşive yerleştirilir.

52. Küçük bir belediye olarak her yıl ayıklama imha işlemi yapmak zorunda mıyız? Yıl içerisinde üretilen belgelerin belirli bir miktara ulaşmamış olması, personel yetersizliği gibi nedenlerle küçük belediyelerde her yıl ayıklama imha komisyonları kurmak pek mümkün olmamaktadır. Ancak, kurum arşiv yetkilisinin gerekli düzenleme ve tedbirleri alması için olura gerek yoktur. Böyle durumlarda düzenlemeler yapılabilir. Ayrıca ayıklama her zaman imhalık malzeme bulmak anlamına gelmemektedir. Yönetmelikte, birimler için “her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir” hükmü, Ayıklama ve İmha Komisyonları için ise, “her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.” hükmü mevcuttur.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 57

53. Ayıklama İmha Komisyonuna seçilen personel aynı zamanda birim arşiv sorumlusu da olur mu? Düzenli olarak kurulmuş ve işleyen belediye birim ve kurum arşivlerinde, birim arşivi yöneticileri/sorumluları ayıklama imha komisyonunun doğal üyesi olarak kabul edilebilir. Bunun yanı sıra birim arşivinde görevi olmamakla birlikte ayıklama imha komisyonuna birim amirinin tasarrufu ile dâhil edilebilirler. Komisyon üyeliği böyle durumlarda birim arşiv sorumluluğu görevini getirmez.

54. Belediyemizin kuruluşu oldukça eski ve elimizde Osmanlıca (Eski Harfli Türkçe) belgeler mevcut. Bu belgeleri ayıklama işlemine tabi tutabilir miyiz? “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”, Başbakanlık Genelgeleri ve kurum ve kuruluşlara Başbakanlık tarafından dağıtımı yapılan pek çok yazıda belirtildiği üzere; diğer kamu kurum ve kuruluşlarında da olduğu gibi belediyelerin elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmelidir.

58 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

55. Birim arşivine ve oradan kurum arşivine devredilen belgelerimizi hangi şartlarda nasıl koruyabiliriz? Bu belgeleri muhafaza yükümlülüğümüz var mıdır? Belediyeler, ellerinde bulundurdukları ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi, her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; • Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, • Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından, • Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, • Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından, • Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden • Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, • Isının mümkün olduğu kadar sabit (Kağıt malzeme 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. Belediyeler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri”ni kurmakla mükelleftirler. Belediyeler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesini ise, kurum arşivlerinde 1014 yıl süre ile saklarlar.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 59

56. Birim arşivine ve kurum arşivine devrettiğimiz dosyalardan bazılarına ihtiyacımız olursa nasıl faydalanabiliriz? Belediyelerde başkanlık/müdürlükler, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim ve kurum arşivinden dosya alabilirler. Birim ve kurum arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri arşivlere aide edilir. Birim ve kurum arşivi yetkili ve sorumluları tarafından ödünç iade işlemi şeklinde bu iş süreçlerinin takip edilmesi ve özellik arzeden belgelerde yetkili taleplerini dikkate almaları önerilir.

57. Yapılan ayıklama imha işlemleri gibi arşiv işlemlerinin tümünü bir rapor haline dönüştürebilir miyiz? Yapılan arşiv işlemlerini bildirmemiz gereken iç veya dış bir birim/kurum var mıdır? Belediyeler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu”nu hazırlayarak, ertesi takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderirler. Bunun dışında özel ve dönemsel hizmete özel arşiv faaliyet raporları düzenlenebilir.

58. Arşivlerin ve arşiv işlemlerinin bir denetimi var mıdır? * 5227 sayılı “Kamu Yönetimi Temel İlkeleri ve Yeniden Yapılandırılması Hakkında Kanun”un 38. maddesine göre; “Denetim; kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyet ve işlemlerinde hataların önlenmesine yardımcı olmak, çalışanların ve kuruluşların gelişmesine, yönetim ve kontrol sistemlerinin geçerli, güvenilir ve tu-

60 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

tarlı hale gelmesine rehberlik etmek amacıyla; hizmetlerin süreç ve sonuçlarını mevzuata, önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere, performans ölçütlerine ve kalite standartlarına göre; tarafsız olarak analiz etmek, karşılaştırmak ve ölçmek; kanıtlara dayalı olarak değerlendirmek, elde edilen sonuçları rapor haline getirerek ilgililere duyurmaktır.” Olarak ifade edilmektedir.

* 5227 sayılı “Kamu Yönetimi Temel İlkeleri ve Yeniden Yapılandırılması Hakkında Kanun”un 40. maddesine göre; dış denetlemeye yetkili kurumlar şunlardır:

“Merkezî idareye dahil kurum ve kuruluşlarla il özel idareleri, belediyeler ve bunlara bağlı kuruluşlar ve mahallî idare birliklerinin dış denetimi kanunla belirlenecek usul ve esaslar çerçevesinde Sayıştay tarafından yapılır veya yaptırılır, sorumluların hesap ve işlemleri kesin hükme bağlanır. Bu amaçla Sayıştayın teşkilat yapısı içinde özel ihtisas daireleri oluşturabileceği gibi, bölge düzeyinde birimler kurulabilir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 61

* 5393 sayılı “Belediye Kanunu”nda belediyelerin denetim iş ve işlemleri konusu aşağıdaki şekilde ifade bulmaktadır.

Denetimin amacı Madde 54- Belediyelerin denetimi; faaliyet ve işlemlerde hataların önlenmesine yardımcı olmak, çalışanların ve belediye teşkilâtının gelişmesine, yönetim ve kontrol sistemlerinin geçerli, güvenilir ve tutarlı duruma gelmesine rehberlik etmek amacıyla; hizmetlerin süreç ve sonuçlarını mevzuata, önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere, performans ölçütlerine ve kalite standartlarına göre tarafsız olarak analiz etmek, karşılaştırmak ve ölçmek; kanıtlara dayalı olarak değerlendirmek, elde edilen sonuçları rapor hâline getirerek ilgililere duyurmaktır. Denetimin kapsamı ve türleri Madde 55- Belediyelerde iç ve dış denetim yapılır. Denetim, iş ve işlemlerin hukuka uygunluk, malî ve performans denetimini kapsar. İç ve dış denetim 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre yapılır. Ayrıca, belediyenin malî işlemler dışında kalan diğer idarî işlemleri, hukuka uygunluk ve idarenin bütünlüğü açısından İçişleri Bakanlığı tarafından da denetlenir. Belediyelere bağlı kuruluş ve işletmeler de yukarıdaki esaslara göre denetlenir. Denetime ilişkin sonuçlar kamuoyuna açıklanır ve meclisin bilgisine sunulur. Faaliyet raporu Madde 56- Belediye başkanı, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetleri, belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini ve belediye borçlarının durumunu açıklayan faaliyet

62 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

raporunu hazırlar. Faaliyet raporunda, bağlı kuruluş ve işletmeler ile belediye ortaklıklarına ilişkin söz konusu bilgi ve değerlendirmelere de yer verilir. Faaliyet raporu nisan ayı toplantısında belediye başkanı tarafından meclise sunulur. Raporun bir örneği İçişleri Bakanlığına gönderilir ve kamuoyuna da açıklanır. Madde 57- Belediye hizmetlerinin ciddi bir biçimde aksatıldığının ve bu durumun halkın sağlık, huzur ve esenliğini hayati derecede olumsuz etkilediğinin İçişleri Bakanlığının talebi üzerine yetkili sulh hukuk hâkimi tarafından belirlenmesi durumunda İçişleri Bakanı, hizmetlerde meydana gelecek aksamanın giderilmesini, hizmetin özelliğine göre makul bir süre vererek belediye başkanından ister. Aksama giderilemezse, söz konusu hizmetin yerine getirilmesini o ilin valisinden ister. Bu durumda vali, aksaklığı öncelikle belediyenin araç, gereç, personel ve diğer kaynaklarıyla giderir. Mümkün olmadığı takdirde diğer kamu kurum ve kuruluşlarının imkânlarını da kullanabilir. Ortaya çıkacak maliyet vali tarafından İller Bankasına bildirilir ve İller Bankasınca o belediyenin müteakip ay genel bütçe vergi gelirleri tahsilâtı toplamı üzerinden belediyeye ayrılan paydan valilik emrine gönderilir. İçişleri Bakanlığının talebi üzerine sulh hukuk hâkimi tarafından alınan karara karşı ilgili belediyece asliye hukuk mahkemesine itiraz edilebilir.

Denetimle ilgili diğer hükümler Madde 58- Denetimin yapılması ve faaliyet raporunun hazırlanması hususunda bu Kanunda hüküm bulunmayan durumlarda 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile diğer kanunların ilgili hükümleri uygulanır. * “Sayıştaya Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı İle Her Çeşit Belgelerin Saklanma Sürelerini ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzük” yerel yönetimlerde sadece mali değil her çeşit belgenin de denetimi ile ilgili saklama süreleri ve imha sürelerini belirtmektedir. Yerel Yönetimlerin hesapları ile ilgili olarak Sayış-

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 63

tay’a verilen her çeşit gider ve gelir evrakı ile her çeşit belgelerin saklanma süreleri ve yok edilme usulleri bu Tüzük’te gösterilmiştir. Yine bu tüzükte yerel yönetimlerin “Hesapla ilgili olarak Sayıştay’a verilen gider ve gelir evrakı ve belgeleri ile bunlarla ilgili karar, tutanak ve haberleşme evrakından saklanma sürelerini doldurmuş olanlar yok edilir. Yok edilme kıyılarak ya da kıyılmadan Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları İşletmesine (SEKA’ya) gönderilmek suretiyle yapılır. Evrak ve belgeler Tüzüğe ekli saklama sürelerini gösterir cetvelde öngörülen hallerde Devlet Arşivine ya da ilgili idareye gönderilir. Bu durumda Sayıştay’ın saklama yükümlülüğü sona erer” hükmü ile evrakının bekleme süresi sonucu imha şekli ortaya konulmuştur. * 5018 sayılı “Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu” nun 55 inci maddesinde iç kontrol; • İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • Varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, • Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların “İç kontrol standartları” başlıklı 5 inci maddesinde iç kontrol standartlarının merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı ve kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm eylem ve işlemlerinde bu standartlara uymakla yükümlü olduğu hüküm altına alınmıştır. 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir.

64 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Yine, Kamu İç Kontrol Standartları 3. Kontrol Faaliyetleri Standartları bölümü: Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri başlığında; • Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalı, • Kamu İç Kontrol Standartları 4. Bilgi ve İletişim Standartları bölümü: Standart: 13. Bilgi ve iletişim başlığında; • Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalı, • Yöneticiler ve ilgili personel bilgilere zamanında erişebilmeli, • Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalı, • Kamu İç Kontrol Standartları 4. Bilgi ve İletişim Standartları bölümü: Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi başlığında; • Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalı, • Kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalı, • Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalı, • Belirlenmiş standartlara uygun olmalı, • Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve muhafaza edilmeli • Arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalı, • şeklinde ifade bulmuştur. * Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda “Standart Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi yayınlanmıştır.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 65

* 3056 Sayılı “Başbakanlık Teşkilat Kanunu”nda evrak ve arşiv işlemleri denetimi konusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne denetim yetkisi verilmiştir. Bu yetki çerçevesinde 3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” ve “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” usul ve esaslarına göre dönemsel olarak yerel yönetimlerin arşivleri denetlenmektedir. Ayrıca yerel yönetimlerce hazırlanarak Devlet Arşivine gönderilen yıllık faaliyet raporları aracılığı ile de arşiv iş ve işlemleri denetlenmektedir. Bu denetimlerde evrak üretiminden başlayarak ayıklama imha işlemlerine kadar olan devrelerde gerçeleşmiş olan süreçlerde değerlendirilmektedir. 3056 sayılı “Başbakanlık Teşkilat Kanunu”nda denetim yetkisi ile ilgili hükümler;

Madde 11 –Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görevleri şunlardır: a) Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, bu esasların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek, j) Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek, şeklinde ifade bulmaktadır.

59. Belediyeler ve arşiv hizmetleri ile ilgili olanların dışında başka hukuki düzenlemelerde arşiv işlemleri ve arşivler hakkında hükümler var mıdır? Bir çok mevzuatta arşiv ve arşiv düzenlemeleri konusunda ifadeler bulunmakla birlikte iki örnek vererek konunun önemini pekiştirebiliriz. * 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli

66 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları 4. Bilgi ve İletişim Standartları bölümü: Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi başlığında; • Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalı, • Kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalı, • Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalı, • Belirlenmiş standartlara uygun olmalı, • Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve muhafaza edilmeli • Arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalı, • Şeklinde ifade bulmuştur. * “Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” Madde 6’da aşağıdaki şekilde arşiv düzenlemelerinin gerekliliği belirtilmiştir. Kurum ve kuruluşlar, ellerinde mevcut olan ve bilgi edinme başvurusuna konu olabilecek bütün bilgi veya belgeleri, bilgi edinme hakkının kullanımını kolaylaştıracak şekilde tasnif ederler. Bu amaçla kurum ve kuruluşların belge kayıt, dosyalama ve arşiv düzeniyle ilgili gerekli idari ve teknik tedbirler alınır. Bilgi edinme hakkının etkin olarak kullanılabilmesi ve bilgi edinme başvurularından kaynaklanan iş yükünün en aza indirilebilmesi amacıyla kurum ve kuruluşlar; a. Görev ve hizmet alanlarına giren konulardaki bilgi veya belgelerin konularını ve bunların hangi birimde mevcut olduğunu ihtiva eden kurum dosya planlarını, b. Görev ve hizmet alanlarına giren konulardaki temel nitelikli karar ve işlemlerini, mal ve hizmet alımlarını, satımlarını, projelerini ve yıllık faaliyet raporlarını, c. Görev ve hizmet alanlarına giren konulardaki kanun, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı veya diğer düzenleyici işlemlerin neler olduğunu, yayımlanmışsa hangi

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 67

tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlandığını, görev ve hizmet alanlarıyla ilgili mevzuatın değişiklikleri işlenmiş halini, bilgi iletişim teknolojilerini kullanmak suretiyle kamuoyunun bilgisine sunarlar. Kesinleşen faaliyet ve denetim raporları uygun vasıtalarla kamuoyunun incelemesine açık hale getirilir. Kurum ve kuruluşlar, Kanun ve bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, bilgi edinme hakkının etkin olarak kullanılabilmesi ve bilgi edinme başvurularından kaynaklanan iş yükünün en aza indirilebilmesi amacıyla kurumsal internet sayfalarını bu madde hükümlerine göre yeniden şekillendirir. Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar, bu bilgileri tek tek birimler bazında, aynı kurumsal internet sayfası üzerinden; zorunlu hallerde kurumsal internet sayfasından link verilmek suretiyle birime ait internet sayfası üzerinden kamuoyunun bilgisine sunarlar. Kurum ve kuruluşlar, görev ve hizmet alanlarına giren konulardaki bilgi veya belgelerin konularını ve bunların hangi birimde mevcut olduğunu ihtiva eden kurum dosya planlarını, konuyla ilgili mevzuatta belirlenmiş ilkelere uygun olarak düzenlerler. Kurum dosya planları, kurum ve kuruluşların basın ve halkla ilişkilerle görevli birimlerinde oluşturulacak bilgi edinme birimlerinde bulundurulur ve bunlardan yeterli sayıda nüsha başvuru sahiplerinin istifadesine sunulur. Kurum dosya planlarının bir örneği de kurum ve kuruluşların kurumsal internet sayfalarından kamuoyunun bilgisine sunulur.

60. Denetim Birimlerinin yapılan arşiv iş ve işlemleri ile ayıklama imha işlemlerinde nasıl bir rolü mevcuttur? 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu” Madde 55’te iç kontrol; • İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,

68 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

• Varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, • Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır.

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların “İç kontrol standartları” başlıklı 5 inci maddesinde iç kontrol standartlarının merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı ve kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm eylem ve işlemlerinde bu standartlara uymakla yükümlü olduğu hüküm altına alınmıştır. 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Yine, Kamu İç Kontrol Standartları 3. Kontrol Faaliyetleri Standartları bölümü: Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri başlığında; • Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalı, • Kamu İç Kontrol Standartları 4. Bilgi ve İletişim Standartları bölümü: Standart: 13. Bilgi ve iletişim başlığında;

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 69

• Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalı, • Yöneticiler ve ilgili personel bilgilere zamanında erişebilmeli, • Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalı, • Kamu İç Kontrol Standartları 4. Bilgi ve İletişim Standartları bölümü: Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi başlığında; • Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalı, • Kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalı, • Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalı, • Belirlenmiş standartlara uygun olmalı, • Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve muhafaza edilmeli • Arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalı, • şeklinde ifade bulmuştur.

61. İlçe ya da belde belediyesi olarak yapacağımız ayıklama imha işlemlerinde “İlçe ve Belde Arşiv Malzemesi Tespit Formları”nı esas almamıza rağmen aradığımız bazı belge/dosya karşılıklarını bulamıyoruz. Ne yapabiliriz? Belediyelerde yapılan ve yayınlanan “Arşiv Malzemesi Tespit Formları” büyükşehir ve il, ilçe ve belde ölçeklendirmesi ile yapılmıştır. Belediyeler tüm tespit formlarını kullanarak bulundukları bölge ya da iş çeşitliliği ile bulamadıkları ifadelere diğer formlardan ulaşabilirler.

70 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

62. Diğer hukuki düzenlemelerdeki saklama sürelerine örnek verebilir misiniz? Birçok hukuki düzenlemede saklama süreleri ya da evrak bekleme süreleri belirlenmiştir. Burada birkaç örnek verilmiştir. Bu süreleri belirleme ayrı bir çalışma gerekmektedir. ÜCRETLİLERE VERGİ İADESİ HAKKINDA KANUN (MÜLGA) İşverenler iadeye konu mal ve hizmet alımlarına ait vesikalarla iadeyle ilgili her türlü belgeleri iadenin yapıldığı yıldan başlayarak 5 yıl süreyle muhafaza etmeye ve yetkili makam ve memurların talebi üzerine bunlara ibraz etmeye mecburdurlar. TAPU SİCİLİ TÜZÜĞÜ Madde 97 – Bu Tüzükte yazılı ana ve yardımcı siciller ile defterler özenle saklanır ve imha edilemezler. Madde 98 – Resmi senetler her yıl tarih ve yevmiye sırasıyla ciltlenerek saklanır. Madde 99 – Her taşınmaz mal için bir dosya açılır ve dosya üzerine mahalle veya köyü ile kütük sayfası, ada ve parsel numarası yazılır. Tapu işlemleriyle, Döner Sermaye İşletmesine ait belgeler tarih ve yevmiye numarasına göre bu dosyaya konulur. Belgelere birden başlayan numaralar verilir ve dosya kapağının iç kısmına hangi belgelerin hangi tarih ve yevmiyeli işleme ait olduğu yazılır. Taşınmaz mal dosyaları, arşivde her mahalle veya köy itibariyle kütük sayfası numarası sırasına göre dizilir. Bir belge birkaç taşınmaz malla ilgili ise en küçük sayfalı taşınmaz mal dosyasına konulur ve bu belgenin hangi dosyada olduğu diğer dosyalarda belirtilir. EVLENDİRME YÖNETMELİĞİ Madde 41 – Evlenme aktinin yapılmasına esas olan dosya ve belgeler akid tarihinden itibaren 10 yıl geçtikten sonra imha edilir.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 71

Ancak, evlenme kütükleri ve evlenmenin nüfus kütüklerine tesciline dair bildirimler, hiç bir surette imha edilemez.

63. Ayıklama neticesinde özellik arz eden başkanlık/müdürlük dosyaları için farklı arşiv ya da genel arşivde farklı özel alanlar ayırabilir miyiz? 5393 sayılı “Belediye Kanunu” ile iş ve işlemleri belirlenen belediye birimleri, vatandaş ile en yakın ve yoğun çalışan kurumlardır. Belediye birimleri ürettikleri belgeleri sürekli olarak vatandaş ya da diğer kamu kurum ve kuruluşlarının isteklerine göre kontrol altında tutarlar. Bu tür belgelerden en yoğun olanlar imar dosyaları, işyeri ruhsat dosyaları ile emlak ve gelir dosyaları vb.dir. Özel ihtisas gerektiren ve devamlı ihtiyaç halinde el altında tutulan bu tür dosyalar eski tarihli olsalar bile kurum arşivine devredilmezler ya da devredilmek istenmezler. Bu belgelere/klasörlere sık sık başvurulmaları ve yoğunlukla kullanılmaları nedeniyle “dirsek altı dosya adı verilmektedir. Bu tür dosyalar için oluşturulan arşiv mekanları birim ve kurum arşivi niteliğinde olmayıp ama onlar kadar da yekun teşkil ederler. Bu tür dosyaların her türlü arşiv işlemlerine kurum arşiv yetkilisi yada sorumlarınca destek sağlanarak gerekli bilgiler aktarılır. Kurum arşivlerinde uygun mekanlar olduğu taktirde, giriş ve çıkışları farklı yerlerden olmak şartıyla bu alanlar bahse konu belgeleri ellerinde bulunduran birimlere de tahsis edilebilir.

64. Elimizde “Türkiye’de iskân edilen muhacirlere” ait defterler var. Bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız? Bu tür arşiv malzemesi bazen farklı yollarla belediyelerin depolarından çıkabilmektedir. Elinde bu ya da buna benzer malzeme bulunduran belediyeler aşağıdaki yazıya uygun olarak hareket etmelidirler.

72 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü Sayı :B.05.0.MAH.0.65.001/80000-11357 Konu :Arşiv Malzemesi Devri



22.04.2008

.............................. VALİLİĞİNE

İlgi: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 28/02/2008 tarih ve 1128 sayılı yazısı. İlgi yazıda özetle; 5286 sayılı Kanunla lağvedilen Köy Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün merkez ve taşra teşkilatı elinde bulunan “Türkiye’de iskân edilen muhacirlere” ait kayıtlardan, Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) belgelerin hiçbir işleme tabi tutulmaksızın, Türkçe evrakın ise ihtiyaç duyulmaması halinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 28 inci maddesine istinaden Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesinin gerektiği, Ancak bugüne kadar söz konusu evrakları bazı illerin hiç göndermediği, bazı illerin yalnızca defterlerini gönderip dosya muhteviyatı evrakı göndermediği, bazı illerin ise defterlerini noksan gönderdiği, Fon bütünlüğünün sağlanması ve taleplerin tek merkezden karşılanabilmesi maksadıyla iskân evrakının tamamının (şahıs dosyaları, köy gelişim dosyaları, iskan kayıt defterleri, harita, kroki, pafta vb.) düzenleme işlemlerini müteakip anılan Genel Müdürlüğe devredilmesini içeren ilgi yazı ekte gönderilmiştir. Konunun iliniz özel idaresine duyurulmasını rica ederim.

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 73

EKLER

EK:1 Kurum Arşiv Yerleşim Bilgileri ve Etiket Örnekleri

74 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 75

EK:2 İnce/Kalın Klasör Sırt Ölçülerine Örnekler

76 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

EK:3 İmha Listesi Örnekleri SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ Listeleme Türü: Dosya

Konusu

Belgenin Sayfa Sayısı Veya Dosya Ve Klasörün Adedi

:......Belediyesi :Tüm Şb. Md.

Gizlilik Derecesi

Sayısı Veya Dosya Numarası

Son İşlem Tarihi Veya İşlem Yılı

Liste Sıra No

Kurumu Birimi/Alt Birimi

11

1980

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

22

1981

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

33

1982

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

44

1983

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

55

1984

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

66

1985

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

77

1986

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

88

1987

Bilgi ve Gereği İçin Gelen Dış Genelgeler

…. Dosya

TARİH: .. / .. / 2013

SAYFA NO: ......

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 77

SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ

22

1982/1999

33

1985/1999

BAŞKAN

TARİH: .. / .. / 2013

Belgenin Sayfa Sayısı Veya Dosya Ve Klasörün Adedi

1984/1999

Gizlilik Derecesi

Son İşlem Tarihi Veya İşlem Yılı

11

:...... Belediyesi Listeleme Türü: :Zabıta –Ulaşım Ve Hal Şb. Md.. Dosya Sayısı Veya Dosya Numarası

Liste Sıra No

Kurumu Birimi/Alt Birimi

Konusu

Otogar Giriş-Çıkış Makbuz Koçanları Zabıta Ceza Makbuz Koçanları Hal Giriş-Çıkış Makbuz Koçanları

ÜYE ÜYE ÜYE

…. Cilt …. Cilt …. Cilt

ÜYE

SAYFA NO: ......

78 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ

22

1980-1995

33

1969-2000

44

1985-1995

55

1970-1995

66

1967-2000

77

1970-1995

Listeleme Türü: Dosya

Belgenin Sayfa Sayısı Veya Dosya Ve Klasörün Adedi

1967-1999

Gizlilik Derecesi

Son İşlem Tarihi Veya İşlem Yılı

11

:...... Belediyesi :Fen İşl. Şb. Md..

Sayısı Veya Dosya Numarası

Liste Sıra No

Kurumu Birimi/Alt Birimi

Konusu

Araç Görev Yazıları Personel Yardımlarına ait yazışmalar Bilgi amaçlı gelen Dış Genelgeler Lüzum müzekkereleri dosyası Her türlü satın almalara ilişkin dosyalar Zimmet, evrak takip ve imza defterleri Mali denetimden düşmüş hak ediş evrakı

BAŞKAN

TARİH: .. / .. / 2013

ÜYE ÜYE ÜYE

427 Dosya 171 Klasör 96 Klasör 1283 Dosya 386 Klasör 279 Defter 768 Klasör

ÜYE

SAYFA NO: ......

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 79

EK:4 Ayıklama ve İmha İşlemleri Çizelgesi EK:4 Ayıklama ve İmha İşlemleri Çizelgesi Kurum Arşivi Arşiv Belgesi / Malzemesi

Ayıklama ve İmha İşlemleri Çizelgesi

Ayıklama ve İmha Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması

Standart Dosya Planı İmha Listesi (2 Adet) hazırlama İmha Tutanağı Hazırlama İmha Onayı Hazırlama Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

3473 Sayılı Kanun

805 kodlu klasörde belgelerin 10 yıl saklanması

[Yardımcı Belgeler/Mevzuat / Öneriler] Ayıklama ve İmha Komisyonu Kurulması (5 Üye)

Görevlendirme ve Davet Yazıları Kurulması (5 Üye) Ayıklama ve İmha Süreci

Belgelerin Değerlendirilmesi Kurumunda kalacak

DAGM’ye gönderilmez

AİK değerlendirir

DAGM’y e gidecek Örnekleri DAGM’ye gönderilir

97

80 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Kişi ile Belediye

Belediye ile Belediye

Belediye ile diğer kurumlar

Belge üretimi / Günlük işlemler Ünite arşivi

A Birim arşivi

Ünite arşivi

B Birim arşivi

C Birim arşivi

Mevzuata uygun bir biçimde tasnif / saklama / kullanma / koruma Devir Kurum Arşivi (Belediye) (Arşivi) Mevzuata uygun bir biçimde tasnif / saklama / kullanma / koruma / ayıklama / imha Devir T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

98

Belge Üretim ve Devir İşlemleri Çizelgesi

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 81

KAYNAKÇA 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulu Hakkında Kanun. (1988). T.C. Resmi Gazete (19949, 28.9.1988). Anameriç, Hakan. (2011). “Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemlerinin Uygulanması ve Belediye Arşivleri”. Yerel Yönetim ve Denetim, 16 (2): 16-21. Anameriç, Hakan. (2010). “Kurum Arşivi Olarak Belediye Arşivleri”. Yerel Yönetim ve Denetim, 15 (11): 8-13. Anameriç, Hakan. (2010). “Belediyelerde Arşivin Önemi”. Beklenen Mahalli İdareler Dergisi, 20 (194): 7-12. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü: Dictionary for Archival Terminology: Almanca, İngilizce, Fransızca, İtalyanca, Hollandaca, Rusça ve İspanyolca Karşılıklarıyla: With Equivalents in German, English, French, Italian, Dutch, Russian and Spanish. (1995). Türkçe Hazırlayan ve Genişleten: Bekir Kemal Ataman. İstanbul: Librairie de Péra. Belediye Kanunu (2005). T. C. Resmi Gazete, (25874, 03.07.2005). Belge Yönetimi ve Arşiv Terimleri Sözlüğü. (2009). Hazl.: Sekine Karakaş, Fatih Rukancı ve Hakan Anameriç. Ankara: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (2003). T. C. Resmi Gazete, (25269, 09.10.2003). Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). T. C. Resmi Gazete, (25445, 27.04.2004). Binark, İsmet. (1980). Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri. Ankara: T.C. Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı. Dearstyne, Bruce W. (2001). Arşivsel Girişim: Modern Arşivcilik İlkeleri, Uygulamaları ve Yönetim Teknikleri. Çev: Mustafa Akbulut ve A. Oğuz İcimsoy. İstanbul: [yayl. y.].

82 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). T.C. Resmi Gazete, (19816, 16.05.1988). Elektronik İmza Kanunu. (2004). T. C. Resmi Gazete, (25355, 15.01.2004). Genelge 1991/17. (13.08.1991). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Genelge 2005/7. (24.03.2005). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Genelge 2008/16. (15.07.2008). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Genelge 2008/17. (15.07.2008). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Genelge 2009/4. (27.02.2009). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Genelge 2011/1. (10.02.2011). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik. (2009). T.C. Resmi Gazete, (27305, 31.07.2009). Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği. (2007). T.C. Resmi Gazete, (26738, 26.12.2007). Kandur, Hamza. (1998). Belediyelerde Arşiv Yönetimi. İstanbul: REMAK. ODLIS-Online Dictionary for Library and Information Science. (2009). http//lu.com/odlis/ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). T.C. Resmi Gazete, (25658, 02.12.2004). Rukancı, Fatih. (2010). “Belediyelerde Arşivci İstihdamı”. Beklenen Mahalli İdareler Dergisi, 20 (194): 13-16. TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı. (29.06.2009). Ankara: Türk Ceza Kanunu (2004). T. C. Resmi Gazete, (25611, 26.09.2004).

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 83

84 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 85

86 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 87

88 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri