Yönetim Bilgi Sistemi...

94

Ad› Yok, ‹fllevi Çok Bir Hizmet Anlay›fl›: Yönetim Bilgi Sistemi Mustafa SA⁄SAN* - Sinan ÖZTÜRK**

Günümüzde, bilgi teknolojilerinin, bilgi sistemleri ile birlik te kullan›larak yönetimin etkin kararlar›nda söz sahibi olmas›ndan dolay› Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) kavram› giderek önem kazanmaktad›r. Kurum içinde ve d›fl›nda yap›lan ve ço¤u yönetsel olan ifllemlerin YBS taraf›ndan fiilen gerçeklefltirildi¤i bilindi¤i hâlde, YBS’nin kavramsal olarak de¤eri yeterince anlafl›lamam›flt›r. Bu çal›flmada k›saca, hizmetlerini elektronik ortamda gerçeklefltiren organizasyonlar›n yönetimleri için YBS’den en üst düzeyde istifade etti¤i anlat›lmaktad›r. Managemet Information System (MIS) is getting more and more important today, as the information technologies, which are used together with the information systems, become more influential in the process of decision making of the management. Although, the administrative procedures, inside or outside the organizations, are carried out via the MIS, the conceptual value of the system has not yet been well understood. This essay briefly focuses on how the organizations that provide services in an electronic environment, benefit from the MIS at the highest level for their administrative issues.

Girifl

B

ilgi ça¤›nda özellikle Bat›’da kurulufllar›n ço¤u organizasyonlar, hizmet anlay›fllar›n› tamamen elektronik ortama ba¤l› kalarak flekillendirmeye bafllam›fllard›r. Bu anlay›fl, zamanla geleneksel yönetim tarz›n› da de¤ifltirmifl ve yönetim bilgi sistemleri (YBS) kurumlar›n vazgeçemedi¤i bir elektronik yönetim tarz› hâline gelmifltir.

Gerek özel, gerekse devlet sektöründeki kurum ve kurulufllar, yönetim bilgi sistemlerini oluflturmadan önce hizmet vermekten kaç›nmaktad›rlar. Çünkü elektronik olarak verilecek hizmetlerin temelinde YBS yatmaktad›r. Durum böyle oldu¤u

8

Otomasyona geçmifl organizasyonlar, ad›n› belirtmeseler de YBS’nin sa¤lad›¤› avantajlar› kullanmakta ve YBS’nin gerektirdi¤i hizmet flemas›na göre hareket etmektedirler.

7

*

** Stratejik Analiz, Cilt 3, Say› 26, Haziran 2002

ASAM, Dokümantasyon ve Enformasyon Merkezi, Bilgi Uzman›. E-posta: [email protected] ASAM, Dokümantasyon ve Enformasyon Merkezi, Asistan. E-posta: [email protected]

Bilgi Mühendisli¤i

zaman, otomasyona geçmifl organizasyonlar, ad›n› belirtmeseler de YBS’nin sa¤lad›¤› avantajlar› kullanmakta ve YBS’nin gerektirdi¤i hizmet flemas›na göre hareket etmektedirler.

YBS, organizasyonlar›n hizmetlerinde o derece önem kazanm›flt›r ki; bu konuda afla¤›da s›ralanan amaçlar› gerçeklefltirmek için baz› özel dan›flmanl›k birimleri bile oluflturulmufltur:

YBS, genel olarak hem iflletme hem teknoloji ve bilgisayar hem de yönetim biliminin yak›ndan ilgilendi¤i bir konudur. Bu araflt›rma, YBS’yi daha çok “kurumsal uygulama” aç›s›ndan de¤erlendirmektedir. Art›k organizasyonun, hizmetlerini bilgisayar tabanl› gerçeklefltirdi¤i günümüz bilgi ça¤›nda her kurum YBS oluflturmak zorundad›r. Bu nedenle bu makalede, YBS’nin yönetimde bilgi teknolojilerinin nas›l kullan›lmas› gerekti¤i ve organizasyonlarda neleri de¤ifltirdi¤i de¤erlendirilmeye çal›fl›lm›flt›r. Dolay›s›yla, geleneksel yönetim bilimi ve iflletme bilimi konunun d›fl›ndad›r.

1-Bütünleflik veritaban› kurulmas›ndan, veri ambarlar›na geçiflin sa¤lanmas›,

Organizasyonlar ‹çin YBS’nin Önemi Ticarî amaç gütsün veya gütmesin, her iflletme varl›¤›n› sürdürebilmek için bir tak›m temel verilere ihtiyaç duyar; örne¤in, ekonomi bilgisi, yönetim bilgisi, pazarlama bilgisi gibi. Fakat bu veriler içerisinde özellikle birisi 20. yüzy›l›n son 10 y›l›na ve 21. yüzy›la damgas›n› vurmufltur; bu da teknoloji bilgisidir. Teknoloji bilgisi, yönetim bilgisi ile birleflince ve bir sistem olarak hizmet vermeye bafllay›nca karfl›m›za yönetim bilgi sistemlerini ç›karm›flt›r. Bilgisayarlar›n organizasyonlarda etkin bir flekilde kullan›ma bafllanmas›yla birlikte al›nmas› gerekli yönetsel kararlar›n da nitelik ve niceliklerinde de¤iflimler meydana gelmifltir. Örne¤in bilgi tabanl› hizmet veren kurumlardaki “bilgi maliyeti nin azalmas›” ve bilginin say›ca de¤erinin artmas›, YBS sayesinde gerçekleflmektedir. YBS taraf›ndan kurumlar›n veri tabanlar›na/bankalar›na arflivlenen bilgilerin yeniden kurumun amac›na yönelik olarak kullan›lmas› ve bu bilgi ihtiyac› için d›flar›dan ayr›ca bilgi sat›n al›nmas›n›n gerekmedi¤i düflüncesi, “YBS bilginin maliyetini düflürmektedir” tezini kan›tlamaktad›r. YBS, kurum içerisinde gerçekleflen “ifl potansiyelindeki art›fllar›n” da imdad›na yetiflmektedir. Organizasyonel ifllerin daha sistemli ve düzenli çal›flmas›n› sa¤layarak kurumlar›n kimliklerinin oluflumuna katk›da bulunmaktad›r. Son olarak, herhangi bir kurum gelece¤e iliflkin kararlar al›rken önceki y›llarda gösterdi¤i geliflim trendlerini bilmeye ihtiyaç duymaktad›r. Bu aflamada YBS sayesinde elde tutulan ve çok önceden haz›rlanm›fl k›sa, orta ve uzun vadeli raporlar “karar destekleme sistemleri” 1 ile kurumu bu zor durumdan kurtarmaktad›r.

2-Karar verme süreçlerinin h›zlanmas›, 3-Grup dinami¤inin yükseltilmesi, 4-‹fl ak›fl süreçlerinin h›zlanmas›, 5-Bilgiye eriflimin h›zlanmas›. 2

YBS, bir organizasyonun otomasyona geçmesi ile gerçeklefltirilir. Bu da bir kurumda yap›lan geleneksel ifllerin elektronik ortama aktar›lmas› anlam›na gelmektedir. Bunun için ise “donan›ma, yaz›l›ma, veri taban›na, kurallar ve prosedürler ile personele”3 ihtiyaç vard›r. Güçlü bir donan›m üzerine kurulabilecek çok amaçl› bir yaz›l›m ile oluflturulacak bir veri taban› sayesinde; belirli kurallara ve özellikle standartlara ba¤l› kal›narak gelifltirilen YBS için öncelikle personelin bilgisayar okuryazarl›¤›na kavuflturulmas› gözden kaçmamas› gereken bir husustur. Zira, personel bu konuda e¤itimsiz oldu¤u zaman, iyi bir donan›m ve yaz›l›ma sahip olmak bir anlam ifade etmeyecek, kurum içerisindeki hizmetlerin ak›fl h›z› ve kalitesi düflecek 95 ve kurum, YBS’den istedi¤i verimi alamayacakt›r. Ayr›ca, veri taban› oluflturulurken belirli kurallara ve prosedürlere uyulmas› ve kendi içerisinde standartlar belirlenerek gelifltirilmesi gerekti¤i, belirtilmektedir. YBS’nin Anlam› / Anlafl›lmas› ‹lk kez 1950’li ve 1960’l› y›llarda geliflme gösteren YBS, kurumlar›n iç organizasyon yap›lar›n› etkilemekte geç kalm›flt›r. 1970’li y›llardan 1980’li y›llara kadar oldukça zengin bir literatüre sahip olan YBS,4 bilgi teknolojilerinin kurumlarda gösterdi¤i büyük geliflmeler sayesinde bu konudaki literatürde de artma meydana gelmifltir.5 Literatürde

1

2

3

4

5

Faruk Çubukçu, ‹flletme Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, [Elektronik Kitap]: http://www.farukcubukcu.com/ “Yönetim Bilgi Sistemi Kuruluflu”, http://www.mpm.org.tr/Danismanlik/dnstr21.htm Roger S. Pressman, Software Engineering, New York, McGraw-Hill Book Company, 1987, s. 5. Bu konudaki ilk geliflmeler için bkz. Davis G.B., M. H. Olson, Management Information System, New York, McGraw-Hill, 1984. Richard Heeks, Information System for Public Sector Mana gement: Working Paper Series, Manchester, Institute for De-

Yönetim Bilgi Sistemi...

nicelik olarak yaflanan bu geliflmeler, farkl› kavramlar›n do¤mas›na ve YBS’nin organizasyonlarda farkl› amaçlarla kullan›lmas›na yol açm›flt›r. YBS, “iflletme plânlar›n›n ve yönetim fonksiyonlar›n›n etkinli¤ini artt›rmak amac› ile insan ve bilgisayar tabanl› kaynaklar›n toplanmas›, depolanmas›, de¤erlendirilmesi, iletiflimi ve kullan›m›”6 fleklinde izah edilebilir. YBS, “bir yönetim destek sistemi olup, bir iflletmenin mevcut faaliyetlerinin plânlanmas› ve kontrolü ile iflletmenin gelecekteki performans›n›n tahmin edilmesine olanak sa¤layan rutin ifllerle özet raporlar›n haz›rlanmas›n› ve sunulmas›n› sa¤lamaktad›r.”7 Özellikle organizasyonlardaki ifllevlerin ve kaynaklar›n yönetimsel olarak gözlemini ve kontrolünü gerçeklefltirmektedir. Bu aç›dan bak›ld›¤› zaman yönetim gözlemleme ve kontrol sistemi olarak da alg›lanabilir. Zaten, YBS’nin amaçlar›ndan bir tanesi de organizasyonlarda oluflan ifllemlerin yönetim taraf›ndan gözlem ve kontrolünü gerçeklefltirmektir. Afla¤›daki fiekil-1, bu ifadeyi görsel olarak daha iyi anlatmaktad›r. fiekil-1. YBS’nin Gözlem ve Kontrol Sistemleri 8 Girifller

96

Kontrol

‹fllem

Karfl›laflt›rma

Ç›k›fllar

Gözlemleme YBS

Plânlar Hedefler Standartlar

Bu tür bir bilgi sisteminin temel dayanak noktas›, gerek alt gerek orta gerekse üst düzeydeki yönetici kademesine kararlar›n› kolaylaflt›racak ve onlar› bilgilendirecek yönde raporlar sunmakt›r. Bu raporlar›n düzenli olarak tutulmas› sistemin kendi iç tutarl›¤› aç›s›ndan büyük önem tafl›maktad›r. Bu nedenle YBS “yöneticilere karar verebilmeleri için bilgi sa¤layan ve bu bilgiyi bilgisayar ortam›nda sunan bilgi a¤lar›ndan oluflmaktad›r.”9

6

7

8 9

velopment Policy and Management, 1998, s. 2. http://www.man.ac.uk/idpm_dp.htm#isps_wp T. Lucey, Management Information System,6. bask›., Londra, DP Publication Limited, 1991, s.1. K.C. Laudon ve J.P. Laudon, Business Information System,2. bask›, Fort Worth, The Drydem Press, 1993, s. 420. Heeks, s. 4. V. Thomas Dock, James C. Wetherbe, Computer Information System for Business, St. Paul, West Publication Co., 1988, ss. 85-86.

8

YBS öncelikle, bilgi veya belgeyi do¤ru zamanda, do¤ru kifliye en uygun, en h›zl› ve en güvenilir biçimde iletecek sistem ve sistem araçlar›n› kullanarak hizmet vermektedir.

7

YBS öncelikle, bilgi veya belgeyi do¤ru zamanda, do¤ru kifliye en uygun, en h›zl› ve en güvenilir biçimde iletecek sistem ve sistem araçlar›n› kulla narak hizmet vermektedir. Ayr›ca, “organizasyon içerisinde dolaflan kaynaklar› etkin ve verimli bir flekilde kullanarak plânlama ve kontrol faaliyetlerini yerine getirebilmek için yöneticilerin iflletme içerisinde olup bitenler kadar rakipler, politik olaylar, ekonomik trendler ve teknolojik geliflmeler hakk›nda da bilgi sahibi olmas›n› amaçlamaktad›r.” 10 Üst yönetimin plânlanmas›nda etkin rol oynayan ve tasarland›klar› ifllemlerin günlük kontrolünün yap›lmas›na yard›mc› olan YBS, daha ziyade organizasyonun kâr elde etme amac›na yönelik olarak veri ak›fl›n› sa¤lar; buna karfl›n verilerin analiz sürecini gerçeklefltirmez. Fakat analiz ifllemi sonucunda üretilen raporlar›n sisteme depolanmas›n› ve organizasyon içerisinde paylafl›m›n› gerçeklefltirir. YBS, günümüzde organizasyonlar›n minimum zamanda maksimum ifllemleri yapmalar›na olanak tan›yacak flekilde kurulmaktad›r. Gerek kâr amac› güden gerekse gütmeyen kurum ve kurulufllar, bu tür sistemlere ihtiyaç duymaktad›rlar. Özellikle verimlilik/mâliyet hesaplamalar›n›n analizine yönelik olarak yap›lan çal›flmalarda oldukça önemli ve güncel raporlar› bünyesinde tutmaktad›r. Bu nedenle “iflletme ifllevlerini oluflturan plânlama, denetim ve karar alman›n firma faaliyetlerini en k›sa sürede, dolay›s›yla en düflük mâliyette gerçeklefltirerek en verimli sonucun elde edilmesine imkân tan›maktad›r.”11 YBS, özünde bir bilgi sistemidir. Sprague ve McNurlin bilgi tabanl› bu sistemi befl temel amaca ba¤lam›flt›r. Bunlar;

10

11

T. J. O’leavy, B.K. Williams, Computer and Information System, 2. bask›, New York:, The Benjamin/Cumming Publishing Company, 1989, ss.147-148. T. Turgay, Verimlilik Aç›s›ndan Yönetim Biliflim Sistemleri”, Verimlilik Dergisi, Ankara, MPM Yay›nlar›, 1995.

Bilgi Mühendisli¤i

• “çal›flma zaman›n› azaltmak, • çal›flma maliyetini azaltmak, • de¤erli uzmanl›¤› taklit etmek, • yan›t süresini azaltmak ve • de¤erli olan bilgileri saklamakt›r.”12 Bu aç›dan bak›ld›¤› zaman YBS; bilgi sistemlerinin amaçlar›n› yönetimsel düzeyde ele alarak gelifltirmeye ve idare etmeye çal›fl›r. Bu nedenle YBS, bilgi sistemleri gibi veriyi bilgiye çevirmez; aksine bilgi hâline dönüfltürdü¤ü veriyi, yöneticiye do¤ru ve zaman›nda ulaflt›racak flekilde tasarlar. Bilgi sistemleri gibi k›sa süreli günlük ifllerle ilgilenmez; daha detayl› olarak orta ve uzun süreli ifllerle ilgilenir. Bilgi sistemlerinde hedeflenen derinlemesine bilgi deposu oluflturmak için de¤il; özetlenmifl ve analiz edilmifl bilgilerin deposu olarak an›l›r.13 YBS, daha ziyade kendine özgü yap›s›yla niceliksel bir yaklafl›mla bilgi art›fl›n›n sa¤land›¤› amaca yönelik olarak gerçeklefltirilen hizmette de¤il; nitelik olarak kaliteli, spesifik ve özgün bilgilerin arflivlenmesi, analizlerinin yap›lmas› amac›yla organizasyon içerisinde bulunmaktad›r.

fiekil-2. Yönetim Bilgi Sisteminin Kurulufl Aflamalar› YÖNET‹C‹N‹N ÇEVRES‹ ÇEVREDEK‹ OLAYLAR

YÖNET‹C‹N‹N TOPLAM B‹LG‹ ‹HT‹YACI

YÖNET‹C‹N‹N SEÇ‹LM‹fi B‹LG‹ ‹HT‹YACI

GER‹ BESLEME ve DE⁄ERLEME B‹LG‹ K A Y D I

fiEK‹LLEND‹RME ve GÖRÜNTÜLEME B‹LG‹SAYAR ‹fiLEMLER‹ (B‹LG‹ BANKASI) PROGRAMLAMA TASARIMI S‹STEM TASARIMI

B‹LG‹ ‹ H T ‹ Y A Ç L A R I

Kaynak: U¤ur Yozgat, Yönetim Biliflim Sistemleri, ‹stanbul, Beta, 1998, s. 157.

YBS’nin Kuruluflu YBS bir organizasyonda bütün birimleri kapsayan bir plân ve program çerçevesinde kurulmaktad›r. YBS, verilerin (raporlar, analizler, taslaklar, vs.) sa¤l›kl› bir flekilde seçildi¤i, depoland›¤›, yönetildi¤i ve hizmete sunuldu¤u bir anlay›fl ve prosedüre ba¤l› kal›narak oluflturulmaktad›r. Aksi takdirde YBS bir kurumun bilgi yönetimi için de¤il, sadece bilgilerin depoland›¤› bir veri taban› gibi anlafl›labilir. Afla¤›da incelenecek olan flemada da görüldü¤ü üzere YBS’de, sistem tasar›m›ndan bafllay›p yöneticinin toplam bilgi ihtiyac›na kadar devam eden bir süreç bulunmaktad›r. Bu süreç ise afla¤›daki dört madde ile özetlenebilir: a) ‹flletmenin sahip oldu¤u bilgi varl›klar›n›n saptanmas›, b) bilginin kuruma nas›l de¤er katabilece¤inin analizi, c) bilginin daha iyi kullan›m› ve katma de¤eri için gerekli davran›fllar›n belirlenmesi ve d) katma de¤erden emin olmak için bilginin faydas›n›n gözden geçirilmesi.14 12

13

Ralph Sprague, Barbara C. McNurlin, Information System Management in Practice, 3. bask›, New Jersey Prentice Hall International Inc., 1993, s. 455. U¤ur Yozgat, Yönetim Biliflim Sistemleri, ‹stanbul, Beta, 1998. s. 158.

Bir organizasyona uyarlanmas› kararlaflt›r›lan 97 YBS için öncelikle kurumun daha önceden gerçeklefltirdi¤i “geleneksel yönetim aflamalar›” incelenmeli ve organizasyonun otomasyona geçmekteki amac›n›n ne oldu¤u aç›kça ifade edilmelidir. Bütün bunlar, yap›lacak bir sistem analiz çal›flmas› veya sistem tasar›m› sonucunda üretilen fizibili te raporunda yer almal›d›r. Bu rapor sonucunda elde edilen bilgiler, kurumun hedefleri do¤rultusunda oluflturulacak bir yaz›l›ma (programlama tasar›m›) yans›t›lmal›d›r. Organizasyonun bilgi ihtiyaçlar› ve daha önce var olan bilgi kay›tlar›, yaz›-

8

Bir organizasyona uyarlanmas› kararlaflt›r›lan YBS için öncelikle kurumun daha önceden gerçeklefltirdi¤i “geleneksel yönetim aflamalar›” incelenmeli ve organizasyonun otomasyona geçmekteki amac›n›n ne oldu¤u aç›kça ifade edilmelidir.

7

14

Yozgat, ss. 157-158.

Yönetim Bilgi Sistemi...

l›m sayesinde oluflturulan bilgi bankas›na aktar›lmal›d›r. Tabiî ki bu aktarma ifllemi yap›l›rken, personelin kolay kullanabilece¤i bir tarzda, flekilli ve görüntülü olarak yap›lmal›d›r. YBS, daha sonra geri besleme (feedback) ve de¤erlendirme ile sürekli kendi kendini sorgulamal› ve bu aflamada yöneticinin toplam bilgi ihtiyac›n›n ne oldu¤unu saptamal›d›r. Bu saptamaya, yöneticinin ve organizasyonun çevresinde cereyan eden olaylar›n etki etti¤i göz ard› edilmemelidir. Zaten, yöneticinin toplam bilgi ihtiyac›n›n da, yöneticinin seçilmifl bilgi ihtiyac›ndan ve organizasyonun bilgi ihtiyac›ndan olufltu¤u da unutulmamal›d›r. Böyle bir ifl ak›fl› sayesinde organizasyona yap›land›r›lan YBS, hizmet verdi¤i organizasyonun kalitesini yükseltir ve ifllemlerini h›zland›r›r. YBS’nin Organizasyona Yararlar› YBS’nin kurum içerisinde gerçeklefltirdi¤i hizmetleri anlamak için ‹nceler’in “Teknoloji Yönetimi” adl› kitab›nda, “Yönetim Bilgi Sistemlerinin Fayda lar›” bafll›¤› alt›nda izah etti¤i aç›klamalara göz atmakta fayda vard›r. Bunlar; 1- ‹flletmedeki operasyonel verimlili¤in, rutin ifllerin daha h›zl› ve ucuz yap›lmas› sonucu artt›r›lmas›na yard›mc› olurlar. K›rtasiyecilik masraflar›n›n da azalmas›n› sa¤larlar.

98

2- Müflterilere daha nitelikli hizmet sunabilme imkân› verirler. Özellikle bankac›l›k, turizm ve hizmet sektöründe YBS sayesinde ifllem süreleri çok k›sal›r ve müflterilere bilgisayarl› sistemler yard›m› ile daha iyi hizmetler sunulur. 3- Bilgiye dayal› yenilikçi ürünleri ortaya ç›karma veya gelifltirmede yard›mc› olurlar.

8

YBS, özellikle kâr amac› güden kurumlar›n araflt›rma-gelifltirme bölümlerine bilgi sa¤lad›¤›ndan, yeni ürünlerin de yarat›lmas›na ve üretilmesine katk›da bulunmaktad›r.

7

ne h›z ve düzeylilik kazand›r›r. YBS, organizasyon içerisindeki ifllerin daha düzgün ve h›zl› ilerlemesini gerçeklefltirdi¤inden kurumun gerek ürün gerekse hizmet kalitesini artt›rmakta, bu kalite ile kurumu rekâbetçi pazarda daha üstün hâle getirmektedir. Yine ayn› flekilde YBS, özellikle kâr amac› güden kurumlar›n araflt›rma-gelifltirme bölümlerine bilgi sa¤lad›¤›ndan, yeni ürünlerin de yarat›lmas›na ve üretilmesine katk›da bulunmaktad›r. Son olarak organizasyonlar›n sat›fl ve pazarlama bölümü için elektronik ortamda da sat›fl imkân› sunmakta ve bu hizmet anlay›fl› da kurumlar›n müflteri/kullan›c› potansiyelini hem nicelik hem de nitelik olarak artt›rmaktad›r. YBS,’nin, organizasyonlara sa¤lad›¤› faydalar›n en önemlilerinden bir tanesi de sundu¤u raporlard›r. Bu raporlar aras›nda en önemlileri, müflterilere iliflkin olarak yaz›lan raporlar, de¤erlendirme raporlar›, finansal raporlar ve çok amaçl› raporlar fleklinde çeflitlere ayr›lmaktad›r.17 Hem YBS hem de YBS’yi kullananlar taraf›ndan oluflturulabilen bu raporlara örnek olarak ise flunlar verilebilir: 1- Personelin tüm özelliklerine göre (tahsil, yabanc› dil, cinsiyet, yafl ortalamas›, k›dem, çocuk say›s›, ...) karfl›laflt›rmal› grafiksel raporlar,

4- Rekabet üstünlü¤ü kazan›lmas›na katk›da bulunurlar. 5- Pazardaki yeni f›rsatlar› fark etmeye ve yakalamaya olanak verirler.

2- Bölümlere göre net, brüt maafl, ikramiye, ... k›yaslamal› raporlar,

6- Örgüt içerisindeki iletiflim niteli¤ini ve düzeyini artt›rarak çal›flanlarla üst yönetim aras›ndaki koordinasyonun güçlenmesine yard›mc› olurlar.

3- Puantaj bilgilerine göre da¤›l›m raporlar›, 4- Mesai ve maafl k›yas raporlar›,

7- ‹flletmelerde kurumsallaflman›n sa¤lanmas›nda önemli destek sa¤larlar.15

5- Y›llara göre personel say›s› ve toplam maafl oranlar› k›yasl› grafiksel raporlar gösterilebilir.18

Ayr›ca bir organizasyonda “operasyonel verimlili¤i”16 artt›rarak kurum içerisindeki bilgi al›fl verifli16

15

H. Sar›han ‹nceler, Teknoloji Yönetimi, ‹stanbul, Desnet Yay›nlar›, 1999. ss. 202-203. Ayr›ca bak›n›z: Mahmut Tekin [ve baflkl.], De¤iflen Dünyada Teknoloji Yönetimi: Biliflim Teknolo jileri, Konya, 2000. s. 127.

17

18

Üretim Plânlama ve Kontrolü ‹le ‹lgili Temel Kavram ve Teknik ler, http://www.geocities.com/akircali/planlama/planlama. html John M. Crafts, “Management Information Systems”, The Appraisal Journal Cilt 62 (4), 1994, s. 525-536. http://www.promaks.com.tr/promax/Insan_kaynaklari.htm

Bilgi Mühendisli¤i

YBS’nin Aflamalar› Organizasyonlar örgütlenme flemalar› gere¤i, hiyerarflik olarak farkl› tür bilgilerle varl›klar›n› devam ettirirler. Örne¤in, üst, orta ve alt kademelerdeki yöneticilerin ihtiyaç duyduklar› bilgi türleri birbirinden farkl›d›r. Üst yönetim daha ziyade bafl›nda bulundu¤u kurumun gelece¤ine iliflkin stratejik kararlar› alabilecek türden bilgilerle donat›l›rken, yönetim bilgi sistemi orta kademedeki yöneticiye iç ve d›fl kaynaklar›n kullan›larak orta vadeli plânlarda yer almas›n› sa¤layacak türden bilgiler sunmaktad›r. Alt kademedeki yöneticiler ise, çal›flt›klar› organizasyonlarda genellikle günlük ifllerin ilerlemesinde ifllevsel olarak üretilen yap›sal bazl› çal›flmalardan sorumludurlar. Yukar›daki aç›klamalardan da anlafl›laca¤› üzere, YBS’si iyi örgütlenmifl bir organizasyonda üç tür yönetim çeflidi bulunmaktad›r. Bunlardan birincisi, üst düzey; ikincisi orta düzey ve sonuncusu ise alt düzey yönetimdir.20 Alt düzey yöneticilerin bilgi ihtiyaçlar›; kay›t tutma ve finansal durum tablolar› gibi çok basit veri iflleme programlar›yla giderilebilir. Bu seviyedeki karar verme faaliyetleri basit olmas›na ra¤men di¤er seviyelere bir temel teflkil etti¤i için çok önemlidir. Bu seviyede hata yapacak bir bilgi sistemi, organizasyonu k›sa sürede krize götürür. Bu aç›dan orta düzeydeki yöneticinin bir di¤er görevi de alt düzey yöneticiyi takip etmektir. Orta düzey yöneticiler, sermaye plânlamas›, üretim plânlamas›, bütçe belirlenmesi, k›sa vadeli tahminler ile u¤rafl›rlar ve orta vadeli plânlar yaparlar. Taktiksel karar vermede iflletme içi bilginin önemli olmas› nedeniyle orta düzey yönetici yönetim bilgi sistemlerini kullanmak için öncelikle hangi tür bilgilere ihtiyaç duyuldu¤unu belirlemek durumundad›r. Üst düzey yöneticiler ise, befl ile on y›l aras›nda de¤iflen plânlar yaparlar. Gelece¤e yönelik belirsizlikler, iflletmeyi olumlu veya olumsuz yönde etkileyecek stratejik kararlar ve hükümet politikalar› bunlardan en önemlile-

ridir. Üst düzey yöneticileri için as›l önemli olan al›nacak bu stratejik kararlar esnas›nda yönetim bilgi sistemlerinin bu kararlar› kolaylaflt›racak bir flekilde yap›land›r›lmas›d›r. Gelecekle ilgili önemli göstergeler, kurumla yak›ndan ilgili geçmifl y›llara ait resmî ve gayr›resmî temel veriler, iflletmenin iç hizmet flemas›na uygun olarak haz›rlanan her türlü raporlar (örne¤in fizibilite raporlar›, y›ll›k bütçe raporlar, günlük haz›rlanan raporlar vb.) bu bilgi sistem yönetimi içerisinde kolayca eriflilebilecek flekilde s›n›fland›r›lmal› ve yöneticinin fazla zaman›n› almamal›d›r. Sonuç Bütün bu tan›mlamalar, aç›klamalar ve yorumlar incelendi¤inde YBS’nin, otomasyona geçmifl her organizasyon için büyük önem arz etti¤i görülmektedir. Ancak, organizasyonlar›n hizmet yap›lar›nda birçok de¤iflikli¤e yol açan ve kalitesini yükselten YBS, organizasyon içerisinde fiilen uygulanmas›na ra¤men; kavramsal olarak de¤eri pek anlafl›lamamaktad›r. Bunun yerine otomasyona geçmifl organizasyonlarda içerik olarak YBS’yi teflkil eden baflka tür terimlere (özellikle YBS’yi oluflturan unsurlara) rastlamaktay›z. Kullan›lan donan›m›n, veri taban›/veri bankas› isimleri, kurum- 99 sal bilgi sistemi, kurumsal bilgi alt yap›s› gibi. Halbuki YBS, yukar›da sözü edilen terimlerden çok daha genifl olarak; tüm bu terimleri içine alacak bir anlamda kullan›lmaktad›r. Oysa, eksik olarak ifade edilen bütün bu terimlerin yerine k›saca “yönetim bilgi sistemi” kavram› kullan›lsa organizasyonlar ile ilgili yap›lacak aç›klamalar daha yal›n ve anlafl›l›r bir flekilde ifade edilmifl olacakt›r. Bilginin giderek karmafl›klaflt›¤› ve karmafl›klaflt›kça öneminin artarak kontrolünün zorlaflt›¤› ça¤›m›zda, organizasyonlar›n bilgiye çabuk ulaflma istekleri ve pazardaki tüm geliflmeleri takip etme arzusu onlar›n gelece¤i için ciddî flekilde önem tafl›maktad›r. Organizasyondaki bir karar vericinin

Tablo-1 Yönetim Düzeyine Göre Gereksinim Duyulan Bilgi YÖNET‹M DÜZEYLER‹ Üst-Yönetim Orta-Yönetim Birinci Kademe Yönetim

19

ANA KONULAR Stratejik Taktik Yap›lan ‹fle Yönelik (‹fllevsel)

Reymond McLeod, Management Information System, 4. bask›, New York, McMillan Press, 1990, s.19.

KAYNAK D›fl D›fl/‹ç ‹ç

20

ZAMAN ARALI⁄I Uzun Vadeli Orta Vadeli K›sa Vadeli

Yozgat, s. 160-162.

T‹P‹ Yap›sal Olmayan Yar› Yap›sal Yap›sal

Yönetim Bilgi Sistemi...

ihtiyaç duydu¤u bilgiye, h›zl› ve ihtiyac›na göre eriflimini gerçeklefltirmek YBS sayesinde olmaktad›r. Unutulmamal›d›r ki iyi bir yönetim, iyi bilgi edinmekle mümkündür.

8

Organizasyondaki bir karar vericinin ihtiyaç duydu¤u bilgiye, h›zl› ve ihtiyac›na göre eriflimini gerçeklefltirmek YBS sayesinde olmaktad›r.

7

100