AB Proje Tekliflerinde Bütçe Hazırlama ve Yönetimi Ankara, 29 Temmuz

Bütçenin Sözleşmedeki Yeri Sözleşme kısımları : • Özel koşullar- Genel koşullarla çelişemez • Genel koşullar – Değiştirilemez • Görev tanımı /Teknik şartname • Bütçe • Standard Formatlar (CVs, garanti belgeleri vb) 2

Bütçe (Kaynak Yönetimi) Faaliyetlerle tam bir örtüşme Eşik değerlere uymalı (limitler) Sonuç odaklı ( Eğitim alan kişi başına maliyet vb)

3

Bütçe (Mantıksal Çerçeve) • Varsayımlar , kaynaklar • Riskler, önkoşullar • Bütçe çalışması ; İlk Aşamada ? Son Aşamada? Paralel ? 4

Bütçe Oluşumu Piyasa araştırması ( rayiç değerler) Vergi ve diğer maliyetlerin hesaplanması Menşe ve tabiyet kurallarına uygunluk Alternatif Maliyetler

5

Finansal Yönetim Gerçekçi katılım payları, Ortak katkılarına “ortaklık beyanında” yer verilmesi, %80- %20 ödeme planına uygun olarak nakit ihtiyacının (akımının) analiz edilmesi, Bütçe gerçekleşmelerinin düzenli olarak takip edilmesi 6

Harcamalarda Uygunluk Kriteri Harcama kalemi onaylı bütçede yer almalıdır. Bütçe uygun maliyetlerin tahmini bir tablosudur. Sözleşme Makamı harcamaların bütçe diğer usullere uygunluğu onayladıktan sonra ödeme tabloları kesinleşir. 7

Harcamalarda Uygunluk kriteri Harcama kalemi bütçede yer almalıdır. Sözleşmede yer alan faaliyetlerle uyumludur. Projenin sürdürülmesi için gereklidir. Gerçekleştirilmiş olmalıdır. Yararlanıcı kurum muhasebe kayıtlarında yer almalıdır. Proje dönemi içinde gerçekleştirilmelidir. 8

Bütçe Başlıkları 1. İnsan kaynakları 2. Seyahat 3. Mal ve ekipman 4. Yerel Ofis Giderleri 5. Diğer ( satın alınan hizmetler) 6. Diğer 8. İhtiyat Akçesi 10. İdari Giderler 9

İnsan Kaynakları Yararlanıcı Kurum tarafından istihdam edilen proje personeli ücretlerini kapsar. Bu başlıkta yer alan kalemler hizmet satın alımı yoluyla altyükleniciden temin edilemez (istisnası: muhasebe vb. hizmetler) Ücretler (vergi+ primler ;işveren payı dahil) “brüt” ücretleri ifade eder. Yararlanıcı Kurum’un benzer bir iş için personeline ödediği rayiç değerleri aşmamalıdır. 10

İnsan Kaynakları (Harcırahlar) Harcırah (per diem) proje faaliyetleri için seyahat eden proje personeline ödenebilir.( yiyecek, şehir içi seyahat ve otel giderlerini kapsar.) Per diem tavanları EU tarafından ilan edilen azami tutarları aşamaz. Per diem gerçek harcama tutarına göre ya da sabit bir değerden ödenebilir.( Sözleşme Makamı) Per diem geceleme esaslı olarak hesaplanır. 11

Seyahat Yerel ve uluslar arası seyahatlerin seyahat bedelleri bu başlıktan karşılanabilir.

12

Mal ve Ekipman Ekipman ve sarf giderleri piyasa rayiçlerine uymak kaydıyla bu başlıkta karşılanabilir. Yararlanıcı sözleşme ekinde yer alan EK IV ve AB satın alma kurallarına uymak zorundadır.

13

Yerel Ofis Giderleri Bu başlıkataki giderler ancak yeni bir ofis kiralandığında uygun sayılabilir. Ofise ait sair giderler bu başlıkta yer alabilir..

14

Diğer Giderler Yayınlar, mali denetim, tercüme, tanıınırlık harcamaları dahil hizmet satın alımları 5nci başlıkta, Diğer giderler, danışmanlık, tadilat, kursiyer ödemesi vb 6ncı başlıkta yer alır.

15

İhtiyat Akçesi Bu başlıktaki tutarlar bütçede onaylanmış dahi olsa, kullanımı Sözleşme Makamı’nın iznine tabidir.

16

İdari Giderler İdari Giderler kalemi bu kalemin dışındaki kalemler toplamının ( doğrudan giderler) belirli bir yüzdesini ifade eder.( azami %7) Bütçede gösterilen tutarı aşamaz. Başka bir kalemde bütçelenen harcamanın aşan kısmı niteliğinde olamaz.

17

Uygun olmayan harcamalar Bütçede tanımlanmamış harcama kalemleri Yeniden tahsis dahil onaylı bütçe tutarlarını aşan Tutarlar uygun maliyet sayılmazlar.

18

Uygun olmayan harcamalar KDV, ÖTV ve damga vergileri Kamu personeline ödenen ücretler İkinci el mal alımı Ayni katkılar Bina ve arsa alımı Borç ve faiz ödemeleri Ceza ödemeleri Başka bir program tarafından finanse edilen harcamalar Projenin hazırlık çalışmaları 19

Bütçe Değişiklikleri Bildirim ( Küçük değişiklik) Sözleşme zeyilnamesi ( Büyük değişiklik)

20

Bütçe Değişiklikleri Genel kurallar: Bütçe toplamı artırılamaz. Onaylanan değişiklikler geriye dönük işlemleri kapsamaz. ( zeyilname) Eşitlik ilkesi- hibenin verildiği koşulları önemli ölçüde değiştiren değişiklikler kabul edilemez

21

Küçük Değişiklik Sözleşme Genel Koşullarına uygun olarak; Bütçe altbaşlıkları arasında toplamda %15 i geçmeyen ( düşük tutardaki altbaşlık toplamına oran) talepler, Aynı başlık altındaki harcama kalemleri arasında yapılan transferler, Birim adetlerdeki değişiklikler, Sözleşme Makamı’na bildirildiği takdirde onay görebilir. Her durumda değişiklik talebi gerekçelendirilmelidir. İdari giderler transfer işlemlerine açık değildir.

22

Büyük Değişiklikler Yeni bir bütçe kalemi eklenmesi, Harcama kaleminin niteliğinin değişmesi, Bütçe altbaşlıkları arasında %15 i aşan değişiklikler, Birim adetlerdeki değişiklikler

23

Satın alma Temel İlkeler Ayrım Gözetmeme Adil Rekabet Kolay Anlaşılabilir Teknik Şartname Etkin Yayımlama (Duyuru) Yeterli Zaman Tanınması İlgili Objektif Kriterlerin Kullanılması Yeterli Kayıtların Tutulması Satın alma (ihale) işleminin gerçekleşmiş (geçmişe yönelik) işlemleri kapsamaması 24

Satın alma akış şeması • • • • • • • • • • • •

I- Kuruluş İhtiyaçlarının belirlenmesi ; Bütçeleme döneminde (piyasa araştırması) Sözleşme sonrası; I- Kuruluş İhtiyaçlarının belirlenmesi II- İhale stratejisinin kararlaştırılması III- Görev tanımının hazırlanması IV- İhale dosyasının hazırlanması V- İhalenin duyurulması (davet) VI- Tekliflerin yazılı olarak alınması VII-Tekliflerin değerlendirilmesi VIII- İhalenin sonuçlandırılması IX- sözleşmenin uygulanması 25

Satın alma türleri Hizmetler– Teknik yardım, etütler, eğitim ve

know-how aktarımı, danışmanlık, baskı işleri , dağıtım vb. Mal – Ekipman alımı veya kiralanması Yapım- Altyapı ve diğer mühendislik işleri

26

Piyasa Araştırmaları Kılavuzu • • • • • • • • • •

Piyasa araştırmaları bütçe hazırlığında son aşamaya bırakılmamalıdır. Cari dönem piyasa koşullarına göre güncellenmiş olmalıdır. İhitiyaçların belirlenmesi/teknik şartnamenin oluşturulması paralelinde yürütülmelidir. Piyasada yeteri sayıda tedarikçinin varlığı Ürün yelpazesinin yararlanıcının ihtiyaçlarına uyması Ürün bileşenlerinin uyumu Üretici ve dağıtım firmalarının uygunluğu Sarf giderleri Satış sonrası eğitim gereklilikleri Çevreye etki 27

Piyasa Araştırmaları Kılavuzu Ticari olarak piyasada bulunan ürünler Ticari olarak piyasada bulunup tadil edilmesi gereken ürünler Projeye özel üretimler Tadil ve uyarlama giderleri Garanti, indirim ve finansman olanakları Bürokratik izinlere tabi ürünler, norm ve garanti güvence standartları Dağıtım ve satış sonrası hizmetler Menşe kuralına uygunluk

28

Piyasa Araştırmaları Kılavuzu Elde etme toplam maliyeti≠ mülkiyet toplam maliyeti Mülkiyet maliyeti ( operasyon maliyeti) Yerinde teslim+dolaylı giderler+bakım+ satış sonrası hizmetler vb. Fiyatlar birim başına DDP (yerinde teslim ve tüm sigorta riskleri yükleniciye ait olmak üzere) belirtilmelidir.

29

Piyasa Araştırmaları Kılavuzu Destekleyici Belgeler Proforma faturalar Teklif mektupları Internet kaynakları, yazışmalar Ürünler marka adıyla Kısımlardan oluşan ürünlerde (PC) nihai ürün

30

Paket kavramı (LOT) • Mal ve hizmet alımları “paket” (lot) tanımıyla gruplanabilir. • Piyasadaki işleyiş gereği tek bir firmanın tüm satın alma kalemlerine ilişkin teklif vermesinin beklenmediği durumda tedarik planı açısından birbiriyle ilişkili görünün kalemler bir grupta toplanır. • Teklif verenler tek bir lot altındaki tüm kalemlere birden teklif vermek zorundadırlar. • Sözleşme makamı ihaeye çıkarken, isteklilerin ne şekilde teklif verebileceklerini belirtmek zorundadırlar. Tek bir lot için, Birden fazla lot için, Lotların tümü için

31

LOT • Her bir lot için ayrı bir teknik şartname düzenlenir ve ayrı bir sözleşmeyle sonuçlandırılır. • Tedarikçi’nin birden fazla veya tüm lotları kazanması durumunda iskonto uygulaması dosyada belirtilmelidir. • Bir ihalede lotlardan her hangi biri sonuçlandırılamadığı takdirde ihale süreci sadece bu lot için iptal edilir.

32

Alıştırma 3.1 Araç Kiralama 3.2.1 Ofis Eşyası(masa sandalye dolap) 3.2.2 Lab. Masaları, öğretmen masası 3.2.3 Kablo, modem ve bağlantılar 3.2.4 Masaüstü bilgisayar 3.2.5 Dizüstü bilgisayar 3.2.6 Baz ve Tuzlar 3.3.1 Kimya analiz labbratuarı (20 adet analiz cihazı)

Araç Adet Adet Set Adet Adet kg Adet

12 1.000,00 12.000,00 2 800,00 1.600,00 30 100,00 3.000,00 1 700,00 700,00 4 700,00 2.800,00 2 1.000,00 2.000,00 100 40,00 4.000,00 1 21.950,00 21.950,00 33

İhale Eşikleri Mal

UluslararasıAçık İhale Yerel Açık İhale

Yapım

≥ €150,000

≥ €5,000,000

< €150,000 ≥€60,000

< €5,000,000 ≥ €300,000

Uluslar arası

≥ €5,000,000

(kısıtlanmış) İlansız Davet usulü

Doğrudan temin

Hizmet

≥ €200,000

< €60,000 >€10,000

< €300,000 >€10,000

< €200,000 >€10,000

≤ €10,000

≤ €10,000

≤ €10,000 34

Menşe kuralı • Menşe belgesi, Topluluk Gümrük Tarifelerinin 24. maddesi uyarınca, dönüşümün önemli ölçüde gerçekleştirildiği ve bunun ekonomik olarak doğrulandığı ülkeye aittir. Üretilen ürünün dönüştürüldüğü son ülke (menşe aldığı ülke) Avrupa Birliği üye devletleri veya uygun ülkeler değilse bu projede yapılan ihalelerde bu ürünler satın alınamaz. • Tedarikçi, ihale edilen malın menşe belgesini açık ve net olarak ispat etmekle yükümlüdür 35

Bütçe Alıştırma • Genel amaç; Kimya bölümü mezunu genç işsiz ve kadınların istihdamlarının sağlanmasıyla işletmelerin kimya labratuvarı teknik eleman ihtiyaçlarının yerine getirilmesi • Özel amaç ; Kimya bölümü mezunu gençlerin mesleki yeterliliklerinin geliştirilmesi • Beklenen sonuçlar; 60 kişilik nihai hedef grubunda yer alan genç işsiz ve kadınların 180 saatlik teorik, 160 saatlik staj dönemlerini tamamlamaları Okul bünyesinde kurulan kimya labratuvarı aracılığıyla uygulama eğitimleri ve mesleki yeterlilikte sürekliliğin sağlanması

36

Varsayımlar Fon Kaynakları • • • •

Hibe Başvuru rehberinde hibe tutarları 50,000-350,000 avro arasında belirlenmiştir. Azami hibe oranı %90 Okul’un kasasında projeye tahsis edilebilir tutar 5,000 avrodur. • Okul Aile Birliği 5,000 avroya kadar katkı yapabilecektir.Ancak Okul Aile Birliği hibe başvuru tarihine kadar toplanamamaktadır.

Varsayımlar Bütçe İnsan Kaynakları • Projede Okul yöneticinin proje koordinatörü olması düşünülmektedir. • Yarı zamanlı çalışacak bu kişinin kurumdan aldığı aylık brüt ücreti 1,600 TL’dir. • Sözleşme Makamı kabul ettiği takdirde proje koordinatörü maaşı eşfinansmana sayılacaktır. • Eğitimler için okuldaki öğretmen kadrosundan yararlanılacaktır. Rayiç ders ücretleri 30-40 TL arasındadır. Öğrenci stajları işyerlerinde yapılacaktır.Staj döneminde öğrenci ve eğitmenlerine ücret ödenmeyecektir. • 60 kişinin 180 saat ders alacağı teorik eğitimler 45 işgünü içinde ayda 15 gün, 3 ay içinde gerçekleştirilecektir. Sınıflar 20şer kişilik (lab olanakarı nedeniyle) olacaktır.Derslerde aynı anda 2 eğitmenin görev alması düşünülmektedir.

Varsayımlar Bütçe İnsan Kaynakları

• Projede bir teknik sekreter istihdam edilecetir.Tam zamanlı çalışacak personelin ücreti belirlenmemiştir. • Proje muhasebesi için benzer Ab projelerinden yola çıkılarak aylık 200 avro bir bedel belirlenmiştir. • Projedeki harcırahlar seminerlerlere …şehrinden katılacak 3 akademisyene ödenecektir. • Harcırah tutarları günlük 75 avro olarak belirlenmiştir.Katılımcı kişilere ayrııca 150 avro günlük ücret ödenmesi planlanmaktadır.ancak bu ücretin hangi bütçe başlığı ve kaleminden karşılanacağı belirlenmemiştir.

Varsayımlar Bütçe Seyahat • Bu başlıkta seminerlere katılacak 3 kişinin istanbul ankara gidişi geliş uçak bedelleri ödenecektir.

Varsayımlar Bütçe Mal ve Ekipman Projdeki kurulacak olan labratuvar için gfirmalardan proforma Faturalar alınmıştır. “Anahtar teslim” olarak yapılan tekliflerde fiyatların 30-35 bin avro arasında değiştiği görülmektedir. Labratuvar 20 kadar cihazdan oluşmaktadır. Bu cihazları piyasadan birer birer almak da mümkündür. Ancak cihazların kendi aralarında uyum ve kalite güvence soruları nedeniyle ihale komisyonu üyelerinde tereddütler vardır. Diğer yandan x analiz cihazi AB kaynaklarindan alindigi takdirde 8,000 Avroya temin edilebilir iken diğer menşe bölge üretimlşerinde bu ekipmanin 3,000 avroya mal olacağı anlasilmistir. z analiz cihazi ve z analiz cihazinda da sirasiyla 4,000 avro ve 3,000 avro olan cihazlarda daha uygun fiyatlar bulunabilecegi bildirilmektedir.

Varsayımlar Bütçe Mal ve Ekipman

Labratuvarda kullanılacak sarf malzemeleri için kimya öğretmenleri Öğrenci başına dönemsel 40 avro maliyet tahmin etmektedirler. Sürdürülebilirlik yönüyle bakıldığında öğretmenlerin talebi, okuldaki 100 öğrenciyi de gözönüne alarak 3 yıllık stoğun projeden sağlanmasını talep etmektedirler. Okul Müdürünün talebi proje vasıtasıyla okuldaki 15 bilgisayari yenilemektir.Bilgisayarlar için teklif alınmış, masaüstü bilgisayarlar 600 avro olarak bildirilmiştir. Proje koordinatörü ise teknik sekreter ve kendisi için 1 ‘er dizustu ile labratuvara 1 adet masaüstü almak istemektedir.Dizustu bilgisayarlar için 1,000 avro beher fiyat alınmıştır. Kurulacak labratuvara alınacak masa, dolap ve sandalyeler için proforma alınmamıştır.Ancak 20 sandalye, masa ve dolaplar için İyatlar 3,000-4,000 avro aralığındadır.

Varsayımlar Yerel Ofis Giderleri

Projede yeni bir ofis kiralanmasi ongorulmemistir.Ancak okul müdürü haberleşme, kirtasiye ve yeni alinan mustahdemin fazla mesai ucretlerini projeye yansitmayi talep etmiştir.Rakam kesin olmamakla beraber yillik 3-4 bin avro tutarindadir.

Varsayımlar Bütçe- Diğer 5nci başlik

Hibe Teklifi döneminde satın alınacak tercüme işleminin 1,000 avro civarında tutacağı hesaplanmaktadir. Mali denetim ücreti için standart olarak 1,500 avronuun yeterli olacağı öğrenilmiştir.Projenin görünürlük bileşeninde web sayfasi kurulmasi, 2000 kadar el ilani Basilmasi, egtim salonu ve okul binasi disina AB görünürlük kurallariyla uyumlu tabela calismasi yapilmasi planlanmistir.Detayli calisma yapilmadigi icin butce ongorulmemistir.Projenin danismanligi yapan bir Kisi “gorunurluk bilesenin onemli oldugunu, degerlendiricelerin buraya konulacak butceyi daha kolay onaylayacagini iddia ederek en az 15,000 avro bütçe konulmasini önermiştir. Ayrica X firmasi, görünürlük çalışmalarında ortak olarak yer aldiklari takdirde 5,000 avroya kadar sponsor olacaklarini bildirmektedirler. Yapiacak 3 seminer otellerden için teklifler alinmis toplanti basina

Varsayımlar Bütçe- Diğer 6nci başlık 60 kursiyere katıldıkları gün başına 8 avro gündelik harçlık verilecektir.

Faaliyet Çizelgesi Faaliyetler proje ekibinin oluşturulması Labratuvar ihalesi hazırlıkları labratuvar kurulması kursiyer başvuruları kursiyer seçimi seminerler görünürlük faaliyetleri teorik eğitimler uygulama eğitimleri rapor çalışmaları

1

2

3

4

AYLAR 5 6 7

8

9

10

11

12

46

Son Dakika ???!!!

Tadilat Kimya öğretmenleri labratuvarın kurulacağı sınıfın koşullarının uygun olmadığını, fayans döşeme işleri ve kenarlarin yuvarlatilmasi gerektigini, menfez ve doğramalarda tamir gerektigini bildirmektedirler. Zaman kisitli oldugundan yaptirdiklari kisa kesif calismasina gore tadilat bedeli 11,000- 12,000 avro civarinda olacaktir. İdari giderler için bütçe yapılmadığı fark edilmiştir.